PDF quá nặng không gửi email được: nên nén hay tách?

Bộ hồ sơ PDF nặng 38 MB, email báo không gửi được, và bạn có hai lối ra: làm tệp nhỏ lại, hoặc chia ra gửi làm nhiều phần. Hai cách này giải quyết hai vấn đề khác nhau. Chọn nhầm thì hoặc bản scan bị nhòe, hoặc người nhận phải lục năm cái email để tìm trang 112.

Trước hết, xem cái gì làm tệp nặng

Mở tệp và thử bôi đen một câu. Sau đó so số trang với dung lượng tệp.

• Không bôi đen được chữ, hoặc mỗi trang nặng vài MB: đó là bản scan hoặc ảnh chụp. Đây là trường hợp nén cho hiệu quả tốt nhất.
• Chọn chữ bình thường và chỉ có vài biểu đồ: chữ và hình vector vốn được lưu rất gọn, nên nếu một tệp như vậy vượt giới hạn thì hoặc nó rất dài, hoặc đang chứa vài tấm ảnh quá khổ ở đâu đó bên trong.

Nén làm được gì và không làm được gì

Công cụ Nén PDF của chúng tôi chỉ có một mức, không có cấp độ để chọn. Nó lưu lại ảnh nhúng ở khoảng 150 dpi, đủ nét để đọc trên màn hình, và dọn bỏ dữ liệu trùng lặp. Một bản scan bằng điện thoại lưu ở 300 hay 600 dpi thường giảm rất nhiều. Nếu lượt nén đó không cho ra tệp nhỏ hơn, công cụ chuyển sang một lượt dọn dẹp nhẹ, không làm mất chất lượng.

Từ đó bạn cũng biết khi nào nén sẽ không đủ:

• Tệp chủ yếu là chữ, nên chẳng có gì lớn để hạ độ phân giải.
• Bản scan vốn đã ở độ phân giải thấp, hoặc đã từng được nén một lần. Nén thêm lần nữa gần như không được gì.
• Tệp đơn giản là quá dài. Một bộ lưu trữ scan 300 trang vẫn có thể rất nặng dù mọi ảnh đã ở 150 dpi.
• Bạn không thể để mất chi tiết. Bản vẽ mặt bằng và chữ nhỏ trong hợp đồng là những trường hợp hay gặp nhất.

Khi tách tệp hợp lý hơn

Tách không đụng gì đến chất lượng. Tách PDF sao chép nguyên các trang, nên mỗi phần trông y hệt bản gốc. Bạn nhập các khoảng trang như 1-40,41-80,81-120 và mỗi khoảng thành một tệp riêng. Chỉ cần một trang? Viết là 7-7.

Có hai chi tiết hay làm người ta vấp. Khi bạn nhập nhiều hơn một khoảng, tệp tải về là một tệp zip chứa part_1.pdf, part_2.pdf và tiếp theo. Hãy giải nén rồi đính kèm từng phần, vì đính kèm nguyên tệp zip chẳng tiết kiệm được gì. Ngoài ra, mỗi phần mang theo một bản riêng của các phông chữ nó dùng, nên cộng các phần lại có thể nặng hơn bản gốc một chút.

Hãy chia theo dung lượng chứ đừng chia theo số trang, vì các trang scan nặng nhẹ rất khác nhau. Nhớ chừa khoảng trống dưới giới hạn. Tệp đính kèm được chuyển sang dạng base64 khi gửi và phình ra khoảng một phần ba, và có máy chủ thư tính theo con số lớn hơn đó. Gmail và Outlook.com giới hạn khoảng 20 đến 25 MB, còn email công ty hay trường học thường có mức riêng.

Nghĩ đến người mở tệp

Một tệp duy nhất gần như lúc nào cũng dễ nhận hơn. Lưu một lần là xong, in ra đúng thứ tự, và không có chuyện phần 3 rơi vào thư rác. Các cổng nộp hồ sơ trực tuyến, từ hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ xin việc đến hồ sơ xin visa, thường chỉ nhận một tài liệu, nên tách tệp bị loại ngay từ đầu.

Nếu bạn vẫn gửi nhiều phần, hãy đặt tên để thứ tự hiển nhiên, như hop-dong-phan-1-tren-3.pdf, và cắt ở những điểm tự nhiên: theo chương, tách báo cáo chính với phụ lục, mỗi hóa đơn một tệp. Người chỉ cần xem các trang đã ký sẽ cảm ơn bạn nếu chỉ nhận đúng những trang đó.

Thứ tự quyết định nhanh

1. Hỏi xem người nhận có cần cả tệp không. Nếu không, tách riêng các trang quan trọng và gửi đúng một tệp đó.
2. Nén một lần, bắt đầu từ bản gốc.
3. Mở kết quả ở mức phóng bình thường. Nếu đọc rõ và còn cách giới hạn một khoảng thoải mái, vậy là xong.
4. Vẫn quá nặng? Tách bản đã nén thành hai hoặc ba phần ở những điểm ngắt hợp lý.
5. Cần nhiều phần hơn thế là dấu hiệu email không phải kênh phù hợp. Hãy tải tệp lên Google Drive hay một dịch vụ lưu trữ đám mây rồi gửi link.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có chọn được mức nén mạnh hơn không?

Không, công cụ chỉ có một mức cố định. Nếu kết quả vẫn chưa đủ nhỏ, hãy quay về nguồn: scan lại ở độ phân giải thấp hơn, hoặc thu nhỏ ảnh trong tài liệu gốc trước khi xuất lại sang PDF.

Nên nén trước hay tách trước?

Nén trước. Bạn chỉ phải chạy một lượt, và mọi phần tách ra sau đó đều thừa hưởng những ảnh đã được thu nhỏ.