PDF trop lourd pour un e-mail : compresser ou diviser ?

Le PDF fait 38 Mo, la messagerie le refuse, et il vous reste deux options : alléger le fichier ou l'envoyer en plusieurs morceaux. Elles ne règlent pas le même problème, et se tromper finit souvent par un scan flou, ou par un destinataire qui fouille cinq e-mails pour trouver la page 112.

D'abord, trouvez ce qui pèse

Ouvrez le fichier et essayez de surligner une phrase. Puis comparez le nombre de pages à la taille du fichier.

• Rien ne se sélectionne, ou chaque page pèse plusieurs mégaoctets : ce sont des scans ou des photos. C'est le cas idéal pour la compression.
• Le texte se sélectionne et il n'y a que quelques graphiques : le texte et les graphiques vectoriels sont déjà stockés de façon compacte. Si un tel fichier dépasse la limite, soit il est très long, soit il cache quelque part une poignée d'images surdimensionnées.

Ce que la compression peut faire, et ce qu'elle ne peut pas

Notre outil Compresser PDF n'a qu'un seul réglage, sans niveaux entre lesquels choisir. Il réenregistre les images intégrées à environ 150 dpi, ce qui se lit parfaitement à l'écran, et supprime les données en double. Un scan de téléphone enregistré à 300 ou 600 dpi rétrécit en général nettement. Si ce passage ne produit pas un fichier plus petit, l'outil se rabat sur un nettoyage plus léger, sans perte.

On devine donc aussi les cas où cela ne suffira pas :

• Le fichier est surtout du texte : il n'y a rien de gros à réduire.
• Le scan a été fait en basse résolution dès le départ, ou il a déjà été compressé une fois. Le repasser ne fait presque rien gagner.
• Il est tout simplement long. Une archive scannée de 300 pages peut rester énorme avec chaque image à 150 dpi.
• Vous ne pouvez pas vous permettre de perdre des détails. Plans de masse et petites lignes d'un contrat sont les suspects habituels.

Quand diviser a plus de sens

La division ne touche pas du tout à la qualité. Diviser PDF copie les pages telles quelles, chaque partie est donc identique à l'original. Vous saisissez des plages comme 1-40,41-80,81-120 et chaque plage devient un fichier. Vous voulez une seule page ? Écrivez 7-7.

Deux détails surprennent souvent. Quand vous demandez plusieurs plages, vous téléchargez un zip contenant part_1.pdf, part_2.pdf et ainsi de suite. Décompressez-le et joignez les parties : joindre le zip ne vous fait rien gagner. Par ailleurs, chaque partie emporte sa propre copie des polices qu'elle utilise, et le total peut dépasser légèrement la taille de l'original.

Calibrez les parties en mégaoctets plutôt qu'en nombre de pages, car le poids des pages scannées varie beaucoup. Gardez aussi de la marge sous la limite. Pour l'envoi, les pièces jointes sont encodées et grossissent d'environ un tiers, et certains serveurs de messagerie comptent ce chiffre-là. Gmail et Outlook.com tournent autour de 20 à 25 Mo, mais les messageries d'entreprise ou d'université fixent souvent leurs propres plafonds.

Pensez à la personne qui l'ouvre

Un seul fichier est presque toujours plus simple à recevoir. Il s'enregistre en une fois, s'imprime dans le bon ordre, et la partie 3 ne risque pas de finir dans les indésirables. Les portails de dépôt, pour une déclaration de sinistre, une candidature ou une demande de visa, n'acceptent souvent qu'un document unique, ce qui exclut la division.

Si vous envoyez des parties, nommez-les de façon à rendre l'ordre évident, comme dossier-location-1-sur-3.pdf, et coupez aux endroits naturels : chapitres, rapport d'un côté et annexes de l'autre, une facture par fichier. Un relecteur qui n'a besoin que des pages signées vous saura gré de ne lui envoyer que celles-là.

L'ordre à suivre

1. Demandez-vous si le destinataire a besoin de tout. Sinon, extrayez les pages utiles et envoyez ce seul fichier.
2. Compressez une fois, en partant de votre original.
3. Ouvrez le résultat à un zoom normal. S'il est lisible et nettement sous la limite, c'est terminé.
4. Toujours trop gros ? Divisez la copie compressée en deux ou trois parties, à des endroits logiques.
5. S'il vous en faut davantage, l'e-mail n'est pas le bon canal. Déposez le fichier sur un espace de stockage en ligne et envoyez un lien.

Questions fréquentes

Peut-on choisir une compression plus forte ?

Non, le réglage est unique. Si le résultat n'est toujours pas assez léger, revenez à la source : refaites le scan à une résolution plus basse, ou réduisez les photos dans le document d'origine avant de l'exporter à nouveau en PDF.

Faut-il compresser avant ou après la division ?

Avant. Vous ne faites qu'un seul passage, et chaque partie découpée ensuite hérite des images allégées.