Zusammengefügtes PDF mit unterschiedlich großen Seiten

Der Mietvertrag ist auf A4 gesetzt, das Formular aus den USA auf Letter, und die Quittung haben Sie mit dem Handy fotografiert. Nach dem Zusammenfügen blättern Sie durch das Ergebnis: eine Seite etwas breiter, die nächste etwas höher, und die Quittung wirkt, als gehöre sie zu einem ganz anderen Dokument. Schiefgegangen ist dabei nichts. Genau so soll das Zusammenfügen arbeiten, und wer den Grund kennt, hat das Problem schnell im Griff.

Jede Seite behält ihr eigenes Format

Ein PDF hat kein einheitliches Papierformat für die ganze Datei. Jede Seite speichert ihre eigenen Maße, ein Dokument darf also ganz regulär eine Postkarte, ein Plakat und ein A4-Blatt enthalten. Unser Werkzeug zum Zusammenfügen übernimmt jede Seite so, wie sie ist, in der Reihenfolge Ihrer Dateiliste. Es skaliert nichts, zieht nichts in die Länge und rendert nichts neu, denn ungefragt in Ihren Inhalt einzugreifen wäre schlimmer, als ihn in Ruhe zu lassen.

Die üblichen Verdächtigen, wenn die Formate nicht zusammenpassen:

• A4 neben US-Letter. Letter ist etwa 6 mm breiter und 18 mm kürzer als A4. Nebeneinander ist das nur ein leichtes Springen, reicht aber, damit die Ränder ungleich wirken. Solche Seiten stammen fast immer aus amerikanischen Vorlagen oder aus Software, die ab Werk auf Letter eingestellt ist.
• Fotos, die zu PDFs wurden. Die meisten Umwandler für Bilder, unserer eingeschlossen, machen die Seite genau so groß wie das Bild. Aus einem Handyfoto mit 12 Megapixeln wird so eine Seite von ungefähr 106 mal 141 Zentimetern. Am Bildschirm wird sie verkleinert angezeigt, deshalb fällt das oft erst beim Drucken auf oder wenn Sie das Seitenformat nachsehen.
• Folien. Eine PowerPoint-Folie im Breitbildformat misst rund 33,9 mal 19,1 Zentimeter und liegt deshalb quer zwischen Ihren Hochformatseiten.

Am Bildschirm harmlos, auf Papier nicht

In einem Viewer, der auf Seitenbreite eingestellt ist, wird jede Seite so gezoomt, dass sie das Fenster füllt. Die Schrift wird beim Scrollen also mal größer, mal kleiner. Lästig, aber folgenlos.

Beim Drucken wird es ernst, und den Ausschlag gibt die Skalierung im Druckdialog. Mit „Tatsächliche Größe“ kommt jede Seite in ihren echten Maßen aufs Papier: Eine Letter-Seite ist auf A4 ein paar Millimeter zu breit, am Rand kann also etwas fehlen, und von der riesigen Fotoseite erscheint nur die linke obere Ecke. Mit „Anpassen“ oder „Übergroße Seiten verkleinern“ wird dagegen jede Seite auf das Blatt skaliert. Manche Upload-Portale lehnen Dateien mit gemischten Papierformaten sogar ganz ab.

Was Zuschneiden und Organisieren leisten und was nicht

• PDF zuschneiden nimmt einen festen Rand weg, 0,25, 0,5 oder 0,75 Zoll (also etwa 6, 13 oder 19 Millimeter), und zwar an allen vier Kanten jeder Seite. Eine A4- und eine Letter-Seite verlieren dasselbe Maß und bleiben unterschiedlich groß, angeglichen wird also nichts. Eine 141 Zentimeter hohe Fotoseite wird dadurch auch nicht zu A4.
• PDF-Seiten organisieren ändert die Reihenfolge, lässt Seiten weg oder verdoppelt sie. Die Größe fasst es nicht an, aber es kann die quer liegende Folie als Anhang ans Ende schieben.

Die eigentliche Lösung: Formate vor dem Zusammenfügen angleichen

1. Bei Dokumenten, die Sie selbst erstellt haben, stellen Sie das Papierformat in der Anwendung um und exportieren neu. In Word finden Sie das unter Layout → Format, in Google Docs unter Datei → Seiteneinrichtung. Sehen Sie das Ergebnis danach kurz durch, denn ein neues Format kann Zeilen- und Seitenumbrüche verschieben.
2. Bei PDFs, die Sie nicht neu exportieren können, öffnen Sie die Datei, wählen Drucken, stellen A4 und „Anpassen“ ein und drucken in ein PDF. Unter Windows nehmen Sie als Drucker „Microsoft Print to PDF“, auf dem Mac die Taste „PDF“ im Druckdialog und dann „Als PDF sichern“. Links und ausfüllbare Felder überleben das meist nicht, machen Sie es also nur mit den Seiten, die es wirklich brauchen.
3. Bei Handyscans prüfen Sie, ob Ihre Scan-App ein Seitenformat anbietet, und stellen es auf A4. Gibt es keins, schicken Sie den Scan durch denselben Umweg über den Druckdialog.
4. Fügen Sie die korrigierten Dateien zusammen und bringen Sie sie mit den Pfeilen neben jeder Datei in die richtige Reihenfolge.

Hat eine einzelne Seite nur einen unsauberen Rand, können Sie trotzdem zuschneiden. Denken Sie aber daran, dass der Schnitt jede Seite der Datei trifft. Schneiden Sie diese Seite deshalb für sich zu, bevor Sie zusammenfügen.

Häufige Fragen

Warum sieht die Datei am Bildschirm gut aus, druckt aber schlecht?

Viewer skalieren jede Seite stillschweigend auf die Fenstergröße und verdecken so die Unterschiede. Drucker tun das nur, wenn Sie es ihnen sagen. Wählen Sie im Druckdialog „Anpassen“ oder „Übergroße Seiten verkleinern“, dann drucken auch gemischte Formate ordentlich, selbst wenn die Datei selbst gemischt bleibt.

Soll ich die Folie im Querformat drehen, damit sie passt?

Nach dem Drehen steht die Seite aufrecht wie die anderen, der Inhalt läuft dann aber seitlich, und wer liest, muss das Blatt drehen. Bei breiten Tabellen und Diagrammen in gedruckten Berichten ist das üblich. Soll die Folie ohne Drehen lesbar bleiben, lassen Sie sie im Querformat und überlassen die Anpassung dem Druckdialog.