Samengevoegde PDF met pagina's van verschillend formaat oplossen

Je hebt een contract op A4 samengevoegd met een formulier van een Amerikaanse klant op Letter-formaat en een bonnetje dat je met je telefoon fotografeerde. Als je door het resultaat scrolt, is de ene pagina net iets breder, de volgende net iets hoger, en het bonnetje lijkt uit een heel ander document te komen. Bij het samenvoegen is niets misgegaan. Zo hoort samenvoegen te werken, en als je weet waarom, is de oplossing eenvoudig.

Elke pagina houdt haar eigen formaat

Een PDF heeft niet één papierformaat voor het hele bestand. Elke pagina heeft haar eigen afmetingen, dus een document mag rustig een ansichtkaart, een poster en een A4'tje bevatten. Bij het samenvoegen kopieert onze tool elke pagina zoals ze is, in de volgorde van je bestandenlijst. Er wordt niets geschaald, uitgerekt of opnieuw opgebouwd, want je inhoud ongevraagd veranderen zou erger zijn dan hem laten zoals hij is.

De gebruikelijke boosdoeners als de formaten niet kloppen:

• A4 naast Letter. Het Amerikaanse Letter is ongeveer 6 mm breder en 18 mm korter dan A4. Naast elkaar is het een klein verspringen, maar genoeg om de marges ongelijk te laten lijken.
• Foto's die PDF zijn geworden. De meeste converters van afbeelding naar PDF, de onze ook, maken de pagina precies zo groot als de foto. Een telefoonfoto van 12 megapixel kan zo een pagina van ongeveer 106 bij 141 centimeter worden. Op het scherm wordt die verkleind, dus je merkt het pas bij het afdrukken of als je het paginaformaat bekijkt.
• Dia's. Een breedbeelddia uit PowerPoint is ongeveer 34 bij 19 centimeter en ligt dus dwars tussen je staande pagina's.

Hoe het eruitziet op het scherm en op papier

In een PDF-lezer die op paginabreedte staat, wordt elke pagina zo ver ingezoomd dat ze het venster vult, dus de tekstgrootte springt terwijl je scrolt. Irritant, maar onschuldig.

Bij het afdrukken wordt het menens. De schaalinstelling in je afdrukvenster bepaalt de uitkomst. Kies je werkelijke grootte, dan wordt elke pagina op haar echte afmetingen afgedrukt: een Letter-pagina is 6 mm te breed voor A4 en verliest aan de zijkanten een smal randje, en die reusachtige fotopagina levert alleen haar linkerbovenhoek op papier op. Kies je passend maken of grote pagina's verkleinen, dan wordt elke pagina op het vel geschaald. Sommige uploadportalen weigeren bovendien bestanden met gemengde papierformaten.

Wat bijsnijden en ordenen wel en niet kunnen

• PDF bijsnijden haalt een vaste marge van 0,25, 0,5 of 0,75 inch (zo'n 6, 13 of 19 mm) van alle vier de randen van elke pagina. Een A4- en een Letter-pagina verliezen evenveel en blijven dus verschillend van formaat. Een fotopagina van ruim een meter krijg je er ook niet mee terug naar A4.
• PDF-pagina's ordenen verplaatst, schrapt of verdubbelt pagina's. Het formaat verandert daarbij niet, maar je kunt die liggende dia wel als bijlage naar het eind verhuizen.

De echte oplossing: gelijke formaten vóór het samenvoegen

1. Bij documenten die je zelf hebt gemaakt, pas je het papierformaat aan in het programma en exporteer je opnieuw. In Word is dat Indeling → Formaat, in Google Docs Bestand → Pagina-instelling. Loop het resultaat daarna even door, want een ander formaat kan regel- en pagina-einden verschuiven.
2. Bij PDF's die je niet opnieuw kunt exporteren, open je het bestand, kies je Afdrukken, stel je A4 in met de optie om passend te maken en druk je af naar PDF. Op Windows kies je Microsoft Print to PDF als printer; op een Mac gebruik je de PDF-knop in het afdrukvenster en daarna Bewaar als PDF. Links en invulvelden overleven dat meestal niet, dus doe het alleen met de pagina's die het nodig hebben.
3. Bij telefoonscans kijk je of je scanapp een instelling voor het paginaformaat heeft en zet je die op A4. Heeft hij dat niet, haal de scan dan door dezelfde stap met afdrukken naar PDF.
4. Voeg de gecorrigeerde bestanden samen en zet ze met de pijltjes naast elk bestand in de goede volgorde.

Heeft één pagina alleen een rommelige rand die weg moet, dan kun je nog steeds bijsnijden. Onthoud wel dat de snede elke pagina in het bestand raakt, dus snij die pagina los bij voordat je samenvoegt.

Veelgestelde vragen

Waarom ziet het samengevoegde bestand er op het scherm goed uit, maar print het slecht?

PDF-lezers schalen elke pagina stilletjes naar het venster, en dat verbergt de verschillen. Printers doen dat niet, tenzij je erom vraagt. Kies in het afdrukvenster passend maken of grote pagina's verkleinen, dan worden de gemengde formaten acceptabel afgedrukt, ook al blijft het bestand zelf gemengd.

Moet ik de liggende dia draaien zodat hij erbij past?

Draaien zet de pagina een kwartslag rechtop, net als de andere, maar de inhoud loopt dan zijwaarts en de lezer moet het papier omdraaien. In een gedrukt rapport is dat heel gewoon voor brede tabellen en grafieken. Wil je het leesbaar houden zonder draaien, laat de pagina dan liggend en laat de optie passend maken in het afdrukvenster het werk doen.