Gộp PDF xong các trang to nhỏ khác nhau: vì sao và cách sửa
Bởi đội ngũ FreePDF ·
Bạn gộp một bản hợp đồng khổ A4, một mẫu đơn khổ Letter do đối tác Mỹ gửi sang, và tấm ảnh chụp hóa đơn bằng điện thoại. Cuộn qua tệp kết quả, trang này rộng hơn một chút, trang kia dài hơn một chút, còn trang hóa đơn trông như lạc từ một tài liệu khác sang. Việc gộp không hề lỗi. Gộp PDF vốn hoạt động như vậy, và khi đã hiểu vì sao, cách sửa khá đơn giản.
Mỗi trang giữ nguyên kích thước của nó
PDF không có một khổ giấy chung cho cả tệp. Mỗi trang mang kích thước riêng, nên một tài liệu hoàn toàn có thể chứa cả tấm bưu thiếp, một tấm áp phích và một tờ A4. Khi gộp, công cụ của chúng tôi sao chép nguyên từng trang, theo thứ tự các tệp trong danh sách. Nó không co giãn hay vẽ lại gì cả, vì tự ý thay đổi nội dung của bạn còn tệ hơn để nguyên.
Những nguyên nhân hay gặp khi kích thước không khớp:
- A4 đứng cạnh Letter. Khổ Letter rộng hơn A4 khoảng 6 mm và ngắn hơn khoảng 18 mm. Đặt cạnh nhau chỉ lệch chút ít, nhưng đủ làm lề trông không đều.
- Ảnh chuyển thành PDF. Phần lớn công cụ chuyển ảnh sang PDF, kể cả của chúng tôi, tạo trang đúng bằng kích thước ảnh. Một ảnh 12 megapixel từ điện thoại có thể thành một trang cỡ khoảng 106 × 141 cm. Trên màn hình nó được thu nhỏ lại, nên có khi phải đến lúc in hoặc xem kích thước trang bạn mới nhận ra.
- Slide trình chiếu. Một slide PowerPoint màn hình rộng có kích thước 33,87 × 19,05 cm, nên nó nằm ngang giữa các trang dọc.
Trên màn hình và trên giấy trông thế nào
Trong trình đọc đặt chế độ vừa chiều rộng, mỗi trang được phóng cho kín cửa sổ, nên cỡ chữ nhảy lên nhảy xuống khi bạn cuộn. Khó chịu, nhưng vô hại.
Khi in mới là lúc vấn đề lộ ra. Thiết lập tỷ lệ trong hộp thoại in quyết định kết quả. Chọn kích thước thật (Actual size) thì mỗi trang được in đúng kích thước của nó: trang A4 in lên giấy Letter mất một dải ở cuối, còn trang ảnh khổng lồ kia chỉ in được góc trên bên trái. Chọn vừa trang (Fit), hoặc thu nhỏ trang quá khổ, thì mọi trang được co lại cho vừa tờ giấy. Một số cổng nộp hồ sơ trực tuyến cũng thẳng thừng từ chối tệp trộn nhiều khổ giấy.
Cắt lề và sắp xếp làm được gì, không làm được gì
- Cắt lề PDF cắt một khoảng cố định, Nhỏ (0,25 inch), Vừa (0,5 inch) hoặc Lớn (0,75 inch), ở cả bốn cạnh của mọi trang. Trang A4 và trang Letter bị cắt đi cùng một lượng nên vẫn khác cỡ, tức là công cụ này không làm chúng đều nhau được. Nó cũng không thể thu một trang ảnh hơn một mét về khổ A4.
- Sắp xếp PDF đổi thứ tự, bỏ bớt hoặc nhân đôi trang. Nó không đổi kích thước, nhưng có thể đưa slide nằm ngang kia xuống cuối làm phụ lục.
Cách sửa thật sự: thống nhất khổ giấy trước khi gộp
- Với tài liệu tự soạn, đổi khổ giấy ngay trong ứng dụng rồi xuất lại. Trong Word là Layout → Size; trong Google Docs là File → Page setup. Xem lại kết quả, vì khổ giấy mới có thể làm dời chỗ ngắt dòng và ngắt trang.
- Với PDF không xuất lại được, mở tệp, chọn In, chọn khổ giấy đích và tùy chọn vừa trang, rồi in ra PDF. Trên Windows, chọn máy in Microsoft Print to PDF; trên Mac, dùng nút PDF trong hộp thoại in và chọn Save as PDF. Link và ô điền biểu mẫu thường không giữ được qua bước này, nên chỉ làm với những trang cần thiết.
- Với ảnh scan bằng điện thoại, xem ứng dụng scan có thiết lập khổ giấy không và đặt về A4. Nếu không có, cho bản scan đi qua đúng bước in ra PDF ở trên.
- Gộp các tệp đã chỉnh, dùng mũi tên cạnh mỗi tệp để xếp đúng thứ tự.
Nếu chỉ một trang có viền lem nhem cần cắt bớt, bạn vẫn có thể dùng Cắt lề PDF, nhưng nhớ rằng nó cắt mọi trang trong tệp. Hãy cắt riêng trang đó trước khi gộp.
Câu hỏi thường gặp
Sao tệp đã gộp xem trên màn hình thì ổn mà in ra lại xấu?
Trình đọc âm thầm co mọi trang cho vừa cửa sổ, che mất sự chênh lệch kích thước. Máy in thì không, trừ khi bạn bảo nó. Chọn vừa trang hoặc thu nhỏ trang quá khổ trong hộp thoại in, các trang khác cỡ sẽ in ra chấp nhận được, dù bản thân tệp vẫn trộn nhiều khổ.
Có nên xoay slide nằm ngang cho khớp với các trang khác?
Xoay sẽ quay trang 90 độ để nó đứng dọc như các trang còn lại, nhưng nội dung khi đó nằm nghiêng và người đọc phải xoay tờ giấy. Với bảng rộng và biểu đồ trong báo cáo in, đó là cách trình bày quen thuộc. Nếu bạn muốn người đọc không phải xoay giấy, cứ để trang nằm ngang và để tùy chọn vừa trang của hộp thoại in lo phần còn lại.