PDF/A oder PDF: Wann brauchen Sie das Archivformat?

Die meisten PDFs müssen nie zu PDF/A werden. Für eine Rechnung, ein Angebot, einen Flyer oder ein Formular ist ein normales PDF das richtige Format. PDF/A wird erst wichtig, wenn ein Archiv, eine Behörde, ein Gericht oder die Hochschule ausdrücklich eine Datei verlangt, die sich auch in vielen Jahren noch zuverlässig darstellen lässt. Typisch ist das etwa bei der Veröffentlichung einer Dissertation oder bei Unterlagen, die in ein digitales Archiv wandern.

PDF/A löst ein Archivproblem

PDF/A ist eine eingeschränkte, in sich geschlossene Variante von PDF und als ISO-Norm festgelegt. Die Datei bettet alle Schriften ein, die sie zum Zeichnen der Seite braucht, beschreibt Farben eindeutig und verzichtet auf alles, was von Programmen oder Dateien außerhalb des Dokuments abhängt. Das Versprechen ist visuelle Beständigkeit: Die archivierte Datei soll auch in ferner Zukunft genauso aussehen wie heute. Unser Werkzeug „PDF in PDF/A“ erzeugt PDF/A-2b, die gängige Stufe, bei der genau dieses Erscheinungsbild garantiert ist.

• Normales PDF für den Alltag: verschicken, drucken, Formulare, die meisten Kundenaufträge.
• PDF/A, wenn eine Einreichungsvorgabe, eine Aufbewahrungsrichtlinie oder ein Archiv es ausdrücklich verlangt.
• Zuerst OCR, wenn das PDF ein Scan ist und der Text später durchsucht oder kopiert werden soll.

Was Sie dafür aufgeben

PDF/A ist keine Qualitätsstufe, sondern ein Format, das Regeln erfüllen muss. Deshalb entfernt oder glättet die Umwandlung alles, was die Norm nicht erlaubt: Skripte, eingebettete Medien, Verweise auf Dateien auf Ihrem Rechner und Verschlüsselung. Durch die eingebetteten Schriften wird die Datei außerdem oft größer.

Für ein Dokument, an dem noch gearbeitet wird, ist PDF/A darum eine schlechte Voreinstellung. Muss das Team noch etwas ändern, Unterschriften einsammeln oder ein Passwort setzen, erledigen Sie das zuerst. Die PDF/A-Fassung ist die letzte Kopie fürs Archiv, und die fassen Sie danach nicht mehr an.

Ein Scan kann gültiges PDF/A sein und trotzdem nicht durchsuchbar

PDF/A bewahrt das Aussehen, Text erzeugt es nicht. Eine gescannte Seite bleibt nach der Umwandlung ein Foto von Papier, auch wenn sie jede Archivprüfung besteht. Soll der Text durchsuchbar sein, lassen Sie „OCR PDF“ vor der PDF/A-Umwandlung laufen. Eine OCR danach schreibt die Datei neu, und Sie müssten erneut umwandeln oder prüfen.

Beachten Sie dabei: Unsere OCR liest nur Englisch. Bei deutschen Scans gehen Umlaute und ß oft verloren, was die Suche nach „Gebühren“ oder „Straße“ ins Leere laufen lässt. Für ein Archiv, in dem man zuverlässig suchen will, nehmen Sie auf dem eigenen Rechner ocrmypdf mit -l deu, das standardmäßig gleich PDF/A ausgibt.

Die Entscheidung in dreißig Sekunden

1. Lesen Sie die Vorgaben des Empfängers. Steht dort PDF/A, nehmen Sie PDF/A.
2. Ist nur von PDF die Rede, bleiben Sie beim normalen PDF, außer Sie selbst wollen die Datei langfristig aufbewahren.
3. Öffnen Sie die fertige Datei und sehen Sie sich Seiten mit ungewöhnlichen Schriften, Formularen, Medien oder farbkritischen Grafiken genau an.

Häufige Fragen

Sieht ein PDF/A besser aus als ein normales PDF?

Nein. Es geht um Beständigkeit über lange Zeit, nicht um eine schärfere oder schönere Seite. Heute kann ein normales PDF genau gleich aussehen.

Kann ich ein PDF/A mit einem Passwort schützen?

Nicht, wenn es normgerecht bleiben soll, denn PDF/A verbietet Verschlüsselung. Bewahren Sie eine geschützte Arbeitskopie getrennt auf und archivieren Sie eine unverschlüsselte PDF/A-Fassung, wo das angemessen ist.