PDF/A ou PDF comum: quando você precisa mesmo de PDF/A?

A maioria dos PDFs não precisa virar PDF/A. O PDF comum é o formato certo para mandar uma nota fiscal, divulgar um folheto ou assinar um formulário. O PDF/A só importa quando um arquivo público, um tribunal, uma universidade ou um órgão regulador pede um documento que continue abrindo igual daqui a muitos anos. Alguns repositórios de teses e dissertações, por exemplo, fazem essa exigência.

PDF/A resolve um problema de arquivamento

O PDF/A é uma versão restrita e autossuficiente do PDF. Ele embute as fontes necessárias para desenhar a página, registra as cores de um jeito definido e deixa de fora tudo o que depende de programas ou arquivos externos. A promessa prática é preservar a aparência: o arquivo guardado hoje deve ter a mesma cara quando for aberto daqui a décadas. A nossa ferramenta gera PDF/A-2b, uma variante amplamente aceita nesse tipo de exigência.

• PDF comum: para o dia a dia, impressão, formulários e a maior parte do trabalho com clientes.
• PDF/A: quando uma regra de envio, uma política de retenção ou um arquivo pede isso por escrito.
• OCR antes: quando o PDF é um escaneado e as pessoas vão precisar pesquisar ou copiar o texto.

O que você perde em troca

PDF/A não é uma opção de qualidade. É um formato de conformidade, então a conversão remove ou achata o que a norma não permite. Scripts interativos, áudio e vídeo, links para arquivos no seu computador e criptografia não podem ficar. As fontes embutidas também podem deixar o arquivo maior.

Por isso o PDF/A é uma péssima escolha para um documento que ainda está em uso. Se a equipe ainda vai editar, colher assinaturas ou proteger com senha, termine essas etapas primeiro. Converta para PDF/A só a cópia final de arquivo e não mexa mais nela.

Um escaneado pode ser PDF/A válido e continuar sem busca

O PDF/A preserva a aparência; ele não cria texto. Uma página escaneada continua sendo a foto de um papel depois da conversão, mesmo que passe no validador. Se o arquivo precisa de texto pesquisável, faça o OCR antes de converter para PDF/A. Fazer depois reescreve o arquivo, e aí seria preciso validar ou converter de novo.

Só um aviso: o nosso OCR lê apenas inglês, então num documento em português os acentos e o ç costumam sair errados. Para um acervo em português, rode no seu computador o ocrmypdf com a opção-l por e depois converta o resultado para PDF/A.

Decida em trinta segundos

1. Leia as instruções de quem vai receber. Se pedem PDF/A, use PDF/A.
2. Se pedem só um PDF, mande um PDF comum, a não ser que a preservação de longo prazo seja uma exigência sua.
3. Abra o arquivo pronto e confira as páginas com fontes incomuns, formulários, mídia ou arte em que a cor importa.

Perguntas frequentes

O PDF/A fica com melhor qualidade que um PDF comum?

Não. A ideia é manter a mesma aparência ao longo do tempo, não deixar a página mais nítida ou mais bonita. Hoje, um PDF comum pode ter exatamente a mesma cara.

Dá para colocar senha num PDF/A?

Não sem perder a conformidade, porque o PDF/A proíbe criptografia. Guarde uma cópia de trabalho protegida à parte e arquive a cópia PDF/A sem senha só quando isso fizer sentido.