PDF/A 和普通 PDF：什么时候真的需要 PDF/A
来自 FreePDF 团队 ·
大多数 PDF 都用不着转成 PDF/A。发报价单、分享产品手册、签一份表格，普通 PDF 就是对的格式。只有档案馆、法院、学校或监管机构明确要求一份多年以后还能稳定显示的文件时，PDF/A 才派得上用场。
PDF/A 解决的是归档问题
PDF/A 是一种加了限制、完全自带所需内容的 PDF。显示页面要用的字体都嵌在文件里，颜色按明确的方式记录，凡是要依赖外部软件或外部文件的功能都被排除在外。它承诺的是外观不变：很多年后再打开，页面看起来仍和当初一样。
- 用普通 PDF：日常发送、打印、填表，以及大部分客户往来。
- 用 PDF/A：提交规定、档案留存制度或归档系统明确要求的时候。
- 先做 OCR：文件是扫描件，而别人需要搜索或复制里面文字的时候。
PDF/A 还分好几个版本。我们的 PDF 转 PDF/A 生成的是 PDF/A-2b，大多数要求“PDF/A 格式”的场合都能接受。如果对方写明要 PDF/A-1b 或别的版本，就按对方写的来，转换前先确认一下。
换来合规，要放弃什么
PDF/A 不是一个“高画质”选项，而是一种合规格式，标准不允许的功能，转换时会被删掉或拍平。交互脚本、音视频、指向你电脑上文件的链接，还有加密，都留不下来。字体全部嵌入，文件也可能因此变大。
所以它不适合当作还在用的工作文件。团队还要修改、还要收集签名、还要加密码的，先把这些事做完，最后转一份 PDF/A 作为归档副本，之后就别再动它。
扫描件能通过 PDF/A 校验，却照样搜不到字
PDF/A 只管保留外观，不会生成文字。一页扫描件转完之后还是一张纸的照片，哪怕通过了归档校验也一样。档案需要能检索的话，先做 OCR，再转 PDF/A。反过来先转再 OCR，文件会被重写，得重新校验或重新转换。
我们的 OCR 只识别英文，中文扫描件认不出来。中文档案可以在自己电脑上用 ocrmypdf 配合 Tesseract 的简体中文语言包，运行时加 -l chi_sim+eng。ocrmypdf 默认输出的就是 PDF/A，识别和转换一步完成。
30 秒做出选择
- 先看对方的要求。写明 PDF/A，就用 PDF/A。
- 只说要 PDF 的，用普通 PDF 就行，除非长期保存是你自己的需要。
- 转好之后打开检查，重点看用了少见字体、带表单、有音视频或者对颜色要求严格的页面。
常见问题
PDF/A 会比普通 PDF 更清晰吗？
不会。它追求的是多年之后显示依然一致，而不是让页面更清楚、更好看。今天打开，普通 PDF 可以和它一模一样。
PDF/A 文件还能加密码吗？
加了就不合规了，PDF/A 禁止加密。需要保护的话，另外留一份加密的工作副本，归档时再存一份不加密的 PDF/A。