PDF/A ou PDF : quand le PDF/A est-il vraiment nécessaire ?

La plupart des PDF n'ont aucune raison de devenir des PDF/A. Pour envoyer une facture, partager une plaquette ou faire signer un formulaire, le PDF ordinaire est le bon format. Le PDF/A ne compte que lorsqu'un service d'archives, une juridiction, une université ou une administration vous demande un fichier qui s'affichera à l'identique dans des années.

Le PDF/A répond à un problème d'archivage

Le PDF/A est une variante restreinte et autonome du PDF, normalisée par l'ISO. Il incorpore les polices nécessaires pour dessiner la page, décrit les couleurs de façon définie et exclut tout ce qui dépend d'un logiciel ou d'un fichier extérieur au document. La promesse est visuelle : ouvert dans vingt ans, le fichier doit ressembler à l'original.

• PDF ordinaire : pour les échanges courants, l'impression, les formulaires et la plupart des dossiers clients.
• PDF/A : quand une règle de dépôt, une politique de conservation ou un service d'archives l'exige noir sur blanc. Le dépôt électronique d'une thèse en est un exemple fréquent.
• OCR d'abord : quand le PDF est un scan et qu'il faudra y chercher ou copier du texte.

Notre outil PDF en PDF/A produit du PDF/A-2b, la variante la plus demandée pour l'archivage. Attention à ne pas le confondre avec Factur-X : la facture électronique française repose sur du PDF/A-3 auquel s'ajoutent des données XML, et elle se génère depuis un logiciel de facturation, pas par simple conversion.

Ce que vous perdez en échange

Le PDF/A n'est pas un réglage de qualité, c'est un format de conformité. Le convertisseur retire ou aplatit ce que la norme interdit : scripts interactifs, contenus multimédias, liens vers des fichiers de votre ordinateur, chiffrement. L'incorporation des polices peut aussi alourdir le fichier.

C'est pourquoi le PDF/A fait un mauvais choix par défaut pour un document encore en cours. Si l'équipe doit le modifier, recueillir des signatures ou le protéger par mot de passe, terminez ces étapes d'abord. Convertissez en PDF/A en tout dernier, pour la copie d'archive, puis n'y touchez plus.

Un scan peut être un PDF/A valide et rester introuvable

Le PDF/A conserve l'apparence, il ne crée pas de texte. Une page scannée reste une photo de papier après conversion, même si elle passe le validateur. Lancez l'OCR avant la conversion quand l'archive doit être consultable : une OCR faite après réécrit le fichier, qu'il faudrait alors revalider ou reconvertir.

Notre OCR ne lit que l'anglais, ce qui abîme les accents d'un document en français. Si vous avez ocrmypdf sur votre ordinateur, la commande avec -l fra+eng reconnaît le français et produit par défaut un fichier PDF/A, ce qui règle les deux étapes d'un coup.

Décider en trente secondes

1. Lisez les consignes du destinataire. S'il demande du PDF/A, faites du PDF/A.
2. S'il demande seulement un PDF, restez sur un PDF ordinaire, sauf si la conservation à long terme est votre propre besoin.
3. Ouvrez le fichier final et vérifiez les pages avec des polices peu courantes, des formulaires, des médias ou des couleurs importantes.

Questions fréquentes

Un PDF/A est-il plus beau qu'un PDF normal ?

Non. Son intérêt, c'est la stabilité dans le temps, pas une page plus nette ou plus soignée. Aujourd'hui, un PDF normal peut avoir exactement le même aspect.

Peut-on protéger un PDF/A par mot de passe ?

Pas sans perdre la conformité : la norme interdit le chiffrement. Gardez une copie de travail protégée à part, et n'archivez en PDF/A qu'une copie non chiffrée, quand c'est approprié.