PDF/A atau PDF biasa: kapan benar-benar perlu PDF/A?

Sebagian besar PDF tidak perlu diubah menjadi PDF/A. PDF biasa sudah tepat untuk mengirim faktur, membagikan brosur, atau menandatangani formulir. PDF/A baru penting kalau ada pihak yang memintanya secara tertulis, misalnya bagian arsip instansi, repositori skripsi kampus, pengadilan, atau regulator yang butuh dokumen yang tetap tampil sama bertahun-tahun dari sekarang.

PDF/A menjawab masalah arsip

PDF/A adalah versi PDF yang dibatasi dan berdiri sendiri. Font yang dibutuhkan untuk menggambar halaman disematkan ke dalam file, warna dicatat dengan cara yang baku, dan fitur yang bergantung pada software atau file di luar dokumen tidak diizinkan. Janjinya sederhana: file arsip itu harus tetap terlihat seperti aslinya ketika dibuka jauh di masa depan, di komputer yang tidak punya font atau program yang sama.

• Pakai PDF biasa untuk berbagi sehari-hari, mencetak, mengisi formulir, dan kebanyakan urusan kerja dengan klien.
• Pakai PDF/A kalau aturan pengumpulan, kebijakan retensi dokumen, atau pengelola arsip memintanya dengan jelas.
• Jalankan OCR dulu kalau PDF-nya hasil scan dan isinya perlu bisa dicari atau disalin.

Alat PDF ke PDF/A kami menghasilkan PDF/A-2b, varian yang paling umum diterima. Huruf b berarti yang dijamin adalah tampilan halamannya.

Yang dikorbankan sebagai gantinya

PDF/A bukan setelan kualitas. Ini format kepatuhan, jadi konverter membuang atau meratakan fitur yang tidak diizinkan standarnya. Skrip interaktif, video atau audio, tautan ke file di komputer Anda, dan enkripsi tidak bisa ikut. Font yang disematkan juga bisa membuat file hasilnya lebih besar daripada aslinya.

Karena itu PDF/A kurang cocok untuk dokumen yang masih dikerjakan. Kalau tim masih perlu mengeditnya, mengumpulkan tanda tangan, atau menguncinya dengan kata sandi, selesaikan semua itu dulu. Ubah ke PDF/A sebagai salinan arsip terakhir, lalu jangan diutak-atik lagi.

Scan bisa lolos sebagai PDF/A tapi tetap tidak bisa dicari

PDF/A menjaga tampilan, bukan membuat teks. Halaman scan tetap berupa gambar kertas setelah dikonversi, walaupun lolos validasi arsip. Jalankan OCR sebelum konversi PDF/A kalau arsipnya butuh teks yang bisa dicari. Kalau OCR dilakukan sesudahnya, file-nya ditulis ulang, jadi Anda perlu memvalidasi atau mengonversinya lagi.

Satu catatan untuk dokumen berbahasa Indonesia: OCR kami hanya membaca bahasa Inggris. Karena bahasa Indonesia memakai huruf Latin biasa, sebagian besar teksnya tetap terbaca, tapi salah huruf lebih mudah lolos karena mesinnya tidak mengenal kosakata Indonesia. Untuk arsip yang penting, jalankan ocrmypdf di komputer sendiri dengan paket bahasa Indonesia dan opsi -l ind+eng.

Memutuskan dalam tiga puluh detik

1. Baca petunjuk dari penerima. Kalau tertulis PDF/A, pakai PDF/A.
2. Kalau hanya diminta PDF, kirim PDF biasa, kecuali Anda sendiri memang perlu menyimpannya untuk jangka panjang.
3. Buka file hasilnya dan periksa halaman yang memakai font tidak umum, formulir, media, atau gambar yang warnanya penting.

Pertanyaan umum

Apakah PDF/A tampil lebih bagus daripada PDF biasa?

Tidak. Tujuannya konsistensi dari waktu ke waktu, bukan halaman yang lebih tajam atau lebih menarik. Hari ini, PDF biasa bisa tampil persis sama.

Bisakah file PDF/A dikunci dengan kata sandi?

Tidak, kalau ingin tetap sesuai standar. PDF/A melarang enkripsi, jadi simpan salinan kerja yang dikunci secara terpisah, dan arsipkan salinan PDF/A tanpa enkripsi bila memang sesuai.