PDF/A of gewone PDF: wanneer heb je PDF/A echt nodig?

De meeste PDF's hoeven nooit PDF/A te worden. Voor een factuur, een folder of een formulier dat je ondertekent is een gewone PDF precies goed. PDF/A wordt pas belangrijk als een archief, rechtbank, universiteit of overheidsinstantie vraagt om een bestand dat over jaren nog precies zo op het scherm komt.

PDF/A is gemaakt voor archieven

PDF/A is een ingeperkte, op zichzelf staande variant van PDF. Alle lettertypen die nodig zijn om de pagina te tekenen zitten erin, kleuren zijn op een vaste manier vastgelegd en functies die afhangen van andere software of van bestanden buiten het document zijn niet toegestaan. De belofte is dat het gearchiveerde bestand er over tientallen jaren nog net zo uitziet als toen je het opsloeg.

Onze tool PDF naar PDF/A maakt met Ghostscript een bestand volgens PDF/A-2b. De b staat voor het basisniveau: het uiterlijk van de pagina blijft bewaard. Vaak is dat genoeg, maar noemt de richtlijn uitdrukkelijk een andere variant, zoals PDF/A-1 of een a-niveau voor toegankelijkheid, vraag dan na of PDF/A-2b wordt geaccepteerd.

• Kies een gewone PDF om te delen, af te drukken, formulieren in te vullen en voor bijna al het werk met klanten.
• Kies PDF/A als een inleverregel, bewaarbeleid of archief het uitdrukkelijk voorschrijft.
• Doe eerst OCR als de PDF een scan is en mensen er later in moeten kunnen zoeken of uit moeten kunnen kopiëren.

Wat je ervoor inlevert

PDF/A is geen kwaliteitsinstelling maar een nalevingsformaat. De converter haalt daarom weg of maakt plat wat de norm niet toestaat. Scripts, video en geluid, koppelingen naar bestanden op je computer en versleuteling kunnen niet blijven. Doordat de lettertypen worden ingesloten, wordt het bestand bovendien vaak groter.

Dat maakt PDF/A een slechte standaard voor een document waar nog aan gewerkt wordt. Moet het team het nog aanpassen, moeten er handtekeningen onder of wil je het met een wachtwoord beveiligen, rond dat dan eerst af. Zet de definitieve versie als laatste stap om naar PDF/A en laat die kopie daarna met rust.

Een scan kan geldig PDF/A zijn en toch niet doorzoekbaar

PDF/A bewaart het uiterlijk, maar maakt geen tekst. Een gescande pagina blijft na de conversie een foto van papier, ook als het bestand elke archiefcontrole doorstaat. Voer OCR uit vóór de omzetting naar PDF/A als het archief doorzoekbare tekst nodig heeft. Doe je OCR achteraf, dan wordt het bestand herschreven en moet je opnieuw omzetten of valideren.

Let op: onze OCR leest alleen Engels. Bij een Nederlandse scan komt de tekst grotendeels door, maar trema's en accenten gaan vaak mis, en niet-Latijnse schriften worden niet herkend. Moet de doorzoekbare tekst in een archief echt kloppen, gebruik dan ocrmypdf op je eigen computer met -l nld+eng en het Nederlandse taalpakket van Tesseract. Met de optie --output-type pdfa levert ocrmypdf meteen een PDF/A op.

In een halve minuut beslist

1. Lees de instructies van de ontvanger. Staat er PDF/A, lever dan PDF/A.
2. Vragen ze alleen om een PDF, gebruik dan een gewone PDF, tenzij je zelf wilt dat het bestand heel lang bewaard blijft.
3. Open het resultaat en bekijk de pagina's met bijzondere lettertypen, formulieren, media of kleuren waar het op aankomt.

Veelgestelde vragen

Ziet een PDF/A er beter uit dan een gewone PDF?

Nee. Het gaat om een consistente weergave over lange tijd, niet om een scherpere of mooiere pagina. Vandaag kan een gewone PDF er precies hetzelfde uitzien.

Kan ik een PDF/A met een wachtwoord beveiligen?

Niet zonder dat hij ongeldig wordt, want PDF/A verbiedt versleuteling. Houd een beveiligde werkversie apart en archiveer een onversleutelde PDF/A-kopie alleen waar dat verantwoord is.