PDF/A 和一般 PDF 差在哪？什麼時候才需要 PDF/A

大多數 PDF 都不需要轉成 PDF/A。寄發票、分享型錄、簽表單，一般的 PDF 就是對的格式。只有在檔案保存單位、法院、學校或主管機關明確要求一份多年後仍能穩定顯示的檔案時，PDF/A 才派得上用場。

PDF/A 解決的是長期保存的問題

PDF/A 是一種限制比較多、完全自給自足的 PDF。它會把畫出頁面所需的字型全部內嵌，用明確定義的方式記錄色彩，並排除任何得依賴外部軟體或檔案的功能。它實際的承諾是外觀不變：就算很多年後才打開，封存的檔案看起來還是跟原本一樣。我們的 PDF 轉 PDF/A 用 Ghostscript 輸出 PDF/A-2b，也就是確保外觀可以長期重現的等級。

• 選一般 PDF：日常分享、列印、表單，以及大部分的客戶往來。
• 選 PDF/A：送件規定、文件保存政策或檔案館明文要求時。
• 先做 OCR：PDF 是掃描檔，而且需要搜尋或複製裡面的文字時。

換來穩定，也要付出代價

PDF/A 不是畫質設定，而是一種合規格式，所以轉換時會移除或壓平標準不允許的功能。互動指令碼、影音、連到你電腦裡其他檔案的連結，還有密碼加密，都沒辦法保留。字型全數內嵌，檔案也可能變大。

也因為這樣，PDF/A 不適合當作還在使用中的工作檔。如果團隊還要修改、要蒐集簽名，或要加密碼保護，先把這些步驟做完。PDF/A 留到最後，當作封存用的那一份，之後就不要再動它。

掃描檔可以是合格的 PDF/A，卻還是搜不到字

PDF/A 保存的是外觀，不會幫你生出文字。掃描頁轉成 PDF/A 之後依然是一張紙的照片，就算通過驗證也一樣。如果保存單位需要可搜尋的文字，要先做 OCR，再轉 PDF/A。順序反過來的話，OCR 會重寫檔案，你得重新驗證或再轉一次。

要注意的是，我們的 OCR 只辨識英文，中文掃描檔在這裡辨識不出來。中文文件可以在自己的電腦上用 ocrmypdf 搭配繁體中文語言套件（-l chi_tra+eng）處理，再上傳轉成 PDF/A。

三十秒內做出決定

1. 先看收件單位的送件說明。寫了 PDF/A，就用 PDF/A。
2. 如果只寫「PDF 檔」，除非你自己有長期保存的需求，否則交一般 PDF 就好。
3. 打開轉好的檔案，檢查用到少見字型、表單、影音或對色彩要求很高的頁面。

常見問題

PDF/A 看起來會比一般 PDF 清楚嗎？

不會。它的重點是長時間維持一致，不是讓頁面更銳利或更好看。以現在來說，一般 PDF 看起來可以跟它一模一樣。

PDF/A 檔案可以加密碼嗎？

加了就不合規了。PDF/A 禁止加密，所以要保護的工作版本另外存一份加密的，需要封存時再存一份沒加密的 PDF/A。