PDF/A và PDF khác nhau thế nào, khi nào cần PDF/A?
Bởi đội ngũ FreePDF ·
Phần lớn PDF không cần chuyển sang PDF/A. PDF thường là lựa chọn đúng để gửi hóa đơn, chia sẻ tài liệu giới thiệu hay ký một biểu mẫu. PDF/A chỉ quan trọng khi kho lưu trữ, tòa án, trường đại học hay cơ quan quản lý yêu cầu một tệp phải hiển thị đúng như cũ sau nhiều năm nữa.
PDF/A giải quyết bài toán lưu trữ
PDF/A là một dạng PDF bị giới hạn và tự chứa mọi thứ nó cần. Nó nhúng phông chữ để vẽ trang, ghi màu theo cách đã định sẵn, và loại bỏ những tính năng phụ thuộc vào phần mềm hay tệp bên ngoài tài liệu. Lời hứa thực tế là giữ nguyên hình thức: mở tệp lưu trữ sau hai mươi năm, nó vẫn trông như bản gốc. Với tài liệu tiếng Việt, việc nhúng phông cũng có nghĩa là dấu không bị lỗi thành ô vuông trên máy thiếu phông.
- Dùng PDF thường cho việc chia sẻ, in ấn, biểu mẫu hằng ngày và phần lớn công việc với khách hàng.
- Dùng PDF/A khi quy định nộp hồ sơ, chính sách lưu giữ hoặc đơn vị lưu trữ yêu cầu rõ ràng.
- Chạy OCR trước khi PDF là bản scan và mọi người cần tìm kiếm hay sao chép chữ.
Công cụ PDF sang PDF/A của chúng tôi dùng Ghostscript để tạo tệp theo chuẩn PDF/A-2b. Nếu bên nhận yêu cầu một phiên bản khác, chẳng hạn PDF/A-1b, hãy hỏi lại họ trước khi nộp.
Bạn phải đánh đổi những gì
PDF/A không phải một mức chất lượng mà là một định dạng tuân thủ, nên bộ chuyển đổi sẽ bỏ hoặc làm phẳng những gì chuẩn không cho phép. Mã lệnh tương tác, video, âm thanh, liên kết tới tệp trên máy bạn và mật khẩu đều không giữ lại được. Phông chữ nhúng cũng có thể làm tệp nặng hơn.
Vì thế PDF/A không hợp làm định dạng mặc định cho tài liệu còn đang dùng. Nếu nhóm vẫn cần sửa, xin chữ ký hay đặt mật khẩu, hãy làm xong những việc đó trước. Chuyển sang PDF/A ở bước cuối để làm bản lưu trữ, rồi để yên bản đó.
Bản scan đạt chuẩn PDF/A vẫn có thể không tìm được chữ
PDF/A giữ hình thức chứ không tạo ra chữ. Một trang scan sau khi chuyển vẫn là ảnh chụp tờ giấy, dù có qua được trình kiểm tra chuẩn lưu trữ. Nếu kho lưu trữ cần chữ tìm kiếm được, hãy chạy OCR trước khi chuyển sang PDF/A. Chạy OCR sau đó sẽ ghi lại tệp, nghĩa là bạn phải kiểm tra hoặc chuyển lại lần nữa.
Lưu ý OCR của chúng tôi chỉ đọc tiếng Anh. Với bản scan tiếng Việt, dấu thanh và các chữ như ă, ơ, ư, đ sẽ bị mất hoặc đọc sai. Hãy chạy ocrmypdf trên máy của bạn với -l vie, hoặc -l vie+eng cho tài liệu lẫn tiếng Anh, rồi mới chuyển sang PDF/A.
Quyết định trong ba mươi giây
- Đọc hướng dẫn của bên nhận. Nếu họ ghi PDF/A, hãy dùng PDF/A.
- Nếu họ chỉ yêu cầu PDF, dùng PDF thường, trừ khi chính bạn cần lưu trữ lâu dài.
- Mở tệp đã chuyển và xem kỹ các trang có phông lạ, biểu mẫu, nội dung đa phương tiện hoặc hình cần đúng màu.
Câu hỏi thường gặp
PDF/A có đẹp hơn PDF thường không?
Không. Mục đích của nó là nhất quán theo thời gian, không phải làm trang sắc nét hay đẹp hơn. Hôm nay, một PDF thường có thể trông y hệt.
Tôi có đặt mật khẩu cho tệp PDF/A được không?
Không, nếu muốn giữ đúng chuẩn. PDF/A cấm mã hóa, nên hãy giữ một bản làm việc có mật khẩu riêng, và chỉ lưu trữ bản PDF/A không mã hóa khi điều đó phù hợp.