PDF/A와 PDF, PDF/A가 꼭 필요한 경우는

대부분의 PDF는 PDF/A로 바꿀 필요가 없습니다. 견적서를 보내거나, 안내 자료를 공유하거나, 신청서에 서명할 때는 일반 PDF가 맞는 형식입니다. PDF/A가 필요한 건 공공기관 기록물 관리, 학위논문 제출, 해외 기관의 제출 규정처럼 몇 년 뒤에도 똑같이 열려야 하는 파일을 요구받았을 때입니다.

PDF/A는 보관을 위한 형식입니다

PDF/A는 기능을 제한하고 필요한 것을 모두 파일 안에 담은 PDF입니다. 페이지를 그리는 데 필요한 글꼴을 내장하고, 색을 정해진 방식으로 기록하고, 외부 프로그램이나 다른 파일에 기대는 기능은 뺍니다. 먼 훗날 다른 컴퓨터에서 열어도 원래와 같은 모습으로 보이게 하는 것이 목적입니다.

• 일반 PDF: 평소 공유, 인쇄, 서식 작성, 대부분의 업무용 문서.
• PDF/A: 제출 요강이나 보존 규정, 기록 보관소가 분명히 요구할 때.
• OCR 먼저: 스캔본인데 나중에 글자를 검색하거나 복사해야 할 때.

저희 PDF PDF/A 변환은 Ghostscript로 PDF/A-2b 파일을 만듭니다. 요강에 PDF/A-1b처럼 다른 버전이 적혀 있다면 그 기관의 검증 도구로 받아 주는지 먼저 확인하세요. 한글(HWP) 문서는 한컴오피스에서 PDF로 저장한 뒤 변환하면 됩니다.

대신 포기해야 하는 것

PDF/A는 화질 옵션이 아니라 규격을 맞추는 형식이라, 표준이 허용하지 않는 기능은 변환하면서 빠지거나 평면화됩니다. 스크립트, 동영상 같은 미디어, 내 컴퓨터의 파일로 연결된 링크, 암호는 남지 않습니다. 글꼴을 내장하는 만큼 파일이 커지기도 합니다.

그래서 아직 고치고 있는 문서에 PDF/A는 맞지 않습니다. 팀이 계속 수정하거나, 서명을 받거나, 암호를 걸어야 한다면 그 작업을 모두 끝낸 뒤 마지막 보관본으로 PDF/A를 만들고, 그 사본은 더 손대지 마세요.

스캔본은 PDF/A여도 검색이 안 됩니다

PDF/A는 겉모습을 지킬 뿐 글자를 만들어 주지 않습니다. 스캔한 페이지는 검증을 통과한 PDF/A가 돼도 여전히 종이를 찍은 그림입니다. 검색 가능한 글자가 필요하다면 PDF/A로 바꾸기 전에 OCR을 먼저 하세요. 나중에 OCR을 하면 파일이 다시 쓰여서 변환이나 검증을 한 번 더 해야 합니다.

다만 저희 OCR은 영어만 인식해서 한국어 스캔본에는 쓸 수 없습니다. 한국어 문서라면 자기 컴퓨터에서 ocrmypdf를 -l kor+eng 옵션으로 실행하세요. ocrmypdf는 기본 출력이 PDF/A라서 OCR과 변환이 한 번에 끝납니다.

30초 만에 정하는 법

1. 받는 곳의 제출 안내를 읽으세요. PDF/A라고 적혀 있으면 PDF/A입니다.
2. 그냥 PDF라고만 했다면, 직접 오래 보관할 목적이 아닌 이상 일반 PDF로 충분합니다.
3. 변환한 파일을 열어 흔치 않은 글꼴, 입력 양식, 색이 중요한 그림이 있는 페이지를 확인하세요.

자주 묻는 질문

PDF/A가 일반 PDF보다 더 보기 좋나요?

아니요. PDF/A의 목적은 시간이 지나도 같은 모습을 유지하는 것이지 더 선명한 페이지가 아닙니다. 지금 당장은 일반 PDF도 똑같이 보입니다.

PDF/A 파일에 암호를 걸 수 있나요?

규격을 지키면서는 안 됩니다. PDF/A는 암호화를 허용하지 않으니, 암호를 건 작업용 사본은 따로 두고 보관용으로는 암호 없는 PDF/A를 남기세요.