PDF/A o PDF normale: quando serve davvero il PDF/A?
Dal team di FreePDF ·
La maggior parte dei PDF non ha alcun bisogno di diventare PDF/A. Per mandare una fattura in allegato, condividere una brochure o firmare un modulo, il PDF normale è il formato giusto. Il PDF/A conta quando un archivio, un tribunale, un ateneo o un ente pubblico ti chiede un file che si possa aprire correttamente anche fra molti anni, come succede spesso per il deposito della tesi di laurea o per la conservazione digitale dei documenti.
Il PDF/A risolve un problema di archivio
Il PDF/A è una variante del PDF più restrittiva e autosufficiente. Incorpora i caratteri necessari a disegnare la pagina, descrive i colori in modo definito ed esclude tutto ciò che dipende da programmi o file esterni al documento. La promessa è la conservazione dell'aspetto: aperto fra vent'anni, il file deve apparire come l'originale. Il nostro strumento produce PDF/A-2b, cioè il livello base della seconda versione della norma.
- Scegli il PDF normale per condivisione, stampa, moduli e quasi tutto il lavoro quotidiano con i clienti.
- Scegli il PDF/A quando un regolamento di consegna, una policy di conservazione o un archivio lo chiedono espressamente.
- Fai prima l'OCR quando il PDF è una scansione e qualcuno dovrà cercare o copiare il testo.
Cosa perdi in cambio
Il PDF/A non è un'impostazione di qualità, è un formato di conformità, quindi il convertitore elimina o appiattisce ciò che lo standard non ammette. Script interattivi, audio e video, collegamenti a file sul tuo computer e cifratura non possono restare. I caratteri incorporati, poi, possono rendere il file più pesante.
Per questo il PDF/A è una cattiva scelta per un documento ancora in lavorazione. Se il gruppo deve ancora modificarlo, raccogliere firme o proteggerlo con una password, chiudi prima questi passaggi. Converti in PDF/A solo la copia finale da archiviare, e poi non toccarla più.
Una scansione può essere PDF/A valido e restare impossibile da cercare
Il PDF/A conserva l'aspetto, non crea testo. Dopo la conversione una pagina scansionata resta la foto di un foglio, anche se supera la validazione. Se l'archivio deve contenere testo ricercabile, fai l'OCR prima di convertire: un OCR fatto dopo riscrive il file e ti costringe a validarlo o convertirlo di nuovo.
Tieni presente che il nostro OCR legge solo l'inglese. Su un documento italiano le lettere accentate escono spesso storpiate, e per un archivio è un difetto che resta per sempre. In quel caso è meglio fare l'OCR sul tuo computer, per esempio con ocrmypdf e l'opzione -l ita+eng, e poi convertire qui il risultato in PDF/A.
Decidere in trenta secondi
- Leggi le istruzioni di chi riceve il file. Se chiedono PDF/A, usa il PDF/A.
- Se chiedono solo un PDF, usa un PDF normale, a meno che la conservazione a lungo termine non sia un'esigenza tua.
- Apri il file finito e controlla le pagine con caratteri insoliti, moduli, contenuti multimediali o grafica in cui il colore è importante.
Domande frequenti
Un PDF/A si vede meglio di un PDF normale?
No. Il suo scopo è restare uguale nel tempo, non avere una pagina più nitida o più bella. Oggi un PDF normale può apparire identico.
Posso proteggere con password un file PDF/A?
Non se vuoi che resti conforme, perché il PDF/A vieta la cifratura. Tieni una copia di lavoro protetta a parte e archivia una copia PDF/A senza password solo quando è appropriato.