PDF/A frente a PDF: cuándo necesitas realmente PDF/A
Por el equipo de FreePDF ·
La mayoría de los PDF no tienen por qué ser PDF/A. Para enviar una factura, compartir un catálogo o firmar un formulario, un PDF normal es lo correcto. PDF/A solo importa cuando alguien te lo exige: un archivo, un juzgado, la universidad donde depositas la tesis o una sede electrónica que quiere un documento que se pueda abrir igual dentro de muchos años.
PDF/A resuelve un problema de archivo
PDF/A es una variante de PDF restringida y autosuficiente, definida en una norma ISO. Incrusta las fuentes necesarias para dibujar la página, describe el color de una forma fija y prohíbe todo lo que dependa de programas o archivos externos al documento. La promesa práctica es conservar el aspecto: el archivo debería verse igual que el original aunque se abra dentro de décadas, con otro sistema y otro lector de PDF.
- PDF normal para compartir, imprimir, rellenar formularios y casi todo el trabajo con clientes.
- PDF/A cuando una norma de entrega, una política de conservación o un archivo lo pide expresamente.
- OCR antes que nada si el PDF es un escaneo y alguien va a necesitar buscar o copiar su texto.
Nuestra herramienta PDF a PDF/A genera archivos PDF/A-2b, el nivel pensado para garantizar que el documento se vea siempre igual. Si las instrucciones de entrega piden otra versión concreta, como PDF/A-1 o PDF/A-3, confírmalo antes de subir nada.
Lo que pierdes a cambio
PDF/A no es un ajuste de calidad, es un formato de cumplimiento. Por eso el conversor elimina o aplana lo que la norma no permite: scripts, contenido multimedia, enlaces a archivos de tu ordenador y cifrado. Las fuentes incrustadas, además, pueden hacer que el archivo pese más.
Por lo mismo, PDF/A es mala opción para un documento que sigue vivo. Si el equipo todavía tiene que editarlo, recoger firmas o protegerlo con contraseña, termina todo eso primero. Convierte a PDF/A al final, como copia de archivo, y no vuelvas a tocarla.
Un escaneo puede ser PDF/A válido y no servir para buscar
PDF/A conserva el aspecto, pero no crea texto. Una página escaneada sigue siendo una foto del papel después de la conversión, aunque pase un validador de archivo. Si el archivo necesita texto buscable, aplica el OCR antes de convertir a PDF/A; hacerlo después reescribe el archivo, y tendrías que validar o convertir otra vez.
Un aviso sobre el OCR: el nuestro solo reconoce inglés. En un documento en español, las tildes y la ñ suelen salir mal en la capa de texto, lo que estropea búsquedas como «notificación» o «año». Para un archivo en español que deba quedar bien, pasa el OCR en tu ordenador con ocrmypdf y la opción -l spa, y convierte a PDF/A después.
Decidir en treinta segundos
- Lee las instrucciones de quien recibe el archivo. Si dicen PDF/A, usa PDF/A.
- Si solo piden un PDF, entrega un PDF normal, salvo que la conservación a largo plazo sea un requisito tuyo.
- Abre el archivo terminado y revisa las páginas con fuentes poco habituales, formularios, multimedia o colores que tengan que salir exactos.
Preguntas frecuentes
¿Un PDF/A se ve mejor que un PDF normal?
No. Lo que busca es que se vea igual con el paso del tiempo, no una página más nítida o más bonita. Hoy, un PDF normal puede verse exactamente igual.
¿Puedo poner contraseña a un PDF/A?
No sin que deje de cumplir la norma, porque PDF/A prohíbe el cifrado. Guarda aparte una copia de trabajo protegida y archiva una copia PDF/A sin cifrar solo cuando sea apropiado.