Word in PDF: Warum sich Schrift und Layout verschieben
Vom FreePDF-Team ·
In Word passte der Lebenslauf genau auf eine Seite, im PDF hängen plötzlich zwei Zeilen auf Seite zwei. Oder eine Überschrift steht allein unten auf der Seite, oder die Schrift sieht einfach ein bisschen anders aus als beim Tippen. Fast immer steckt eine Schriftart dahinter, die dem Umwandler fehlte. Manchmal ist es auch eine Layoutfunktion, die Word auf seine eigene Art handhabt.
Was mit Ihrer Datei passiert
Unser Werkzeug „Word in PDF“ startet kein Microsoft Word. Es öffnet Ihr Dokument auf unserem Server in LibreOffice und exportiert es von dort. LibreOffice kann Text nur in Schriften darstellen, die auf dieser Maschine installiert oder im Dokument eingebettet sind. Fehlt eine, nimmt es einen Ersatz. Sind dessen Buchstaben etwas breiter oder schmaler, bricht jede Zeile an einem anderen Wort um, und schon ein paar zusätzliche Zeilen pro Seite schieben eine Tabelle oder Überschrift auf die nächste Seite.
Welche Schriften sauber durchkommen
Für die klassischen Office-Schriften hat der Server metrisch kompatible Gegenstücke. Aus der Nähe sehen die Buchstaben etwas anders aus, sind aber genau so breit wie im Original, deshalb bleiben Zeilen- und Seitenumbrüche erhalten:
- Arial, Times New Roman und Courier New
- Calibri und Cambria, die langjährigen Standardschriften von Word
Umlaute und ß sind dabei kein Thema. Auch Kyrillisch, Griechisch, Chinesisch, Japanisch, Koreanisch, Arabisch, Hebräisch, Thai, die indischen Schriften und Emoji sind abgedeckt.
Nicht vorhanden sind Aptos (die neuere Standardschrift von Microsoft 365), Segoe UI, Georgia, Verdana, Century Gothic sowie jede Hausschrift Ihres Unternehmens und jede Schrift, die Sie selbst heruntergeladen haben. Dokumente in diesen Schriften bekommen einen Ersatz mit anderen Breiten, und dann verrutscht das Layout. Aptos betrifft besonders viele: Wer in Microsoft 365 ein neues Dokument anlegt, schreibt ohne weiteres Zutun darin.
So bekommen Sie ein originalgetreues PDF
- Schriften in die .docx einbetten. In Word unter Windows gehen Sie auf Datei → Optionen → Speichern und setzen das Häkchen bei „Schriftarten in der Datei einbetten“. Auf dem Mac finden Sie das unter Word → Einstellungen → Speichern. So eingebettete Schriften verwendet LibreOffice. Manche Schriftlizenzen verbieten das Einbetten, und Word überspringt solche Schriften ohne Hinweis, prüfen Sie also das Ergebnis.
- Auf eine Schrift wechseln, die der Server hat. Aptos gegen Calibri oder Segoe UI gegen Arial zu tauschen, repariert den Seitenumbruch oft schon allein. Über Entwurf → Schriftarten ändern Sie die Designschriftarten und damit Überschriften und Fließtext in einem Rutsch.
- Aus Word selbst exportieren, wenn es um jede Zeile geht. Bei einem einseitigen Lebenslauf oder einem Vertrag, dessen Paragrafen mit Seitenzahl zitiert werden, nutzt Datei → Speichern unter → PDF in Word selbst genau die Schriften auf Ihrem Rechner. Dafür brauchen Sie keinen Umwandler.
Schreiben Sie ohnehin in LibreOffice oder OpenOffice, speichern Sie als .odt und nehmen Sie „OpenOffice in PDF“. Dann öffnet und exportiert dieselbe Software die Datei, und nichts muss aus den Layoutregeln von Word übersetzt werden. Auch hier müssen die Schriften verbreitet oder eingebettet sein.
Wenn es nicht an der Schrift liegt
LibreOffice liest .docx gut, ist aber nicht Word, und ein paar Funktionen landen leicht anders. Bilder und Textfelder mit Textumbruch können verrutschen oder sich überlappen, weil sie an einem Absatz verankert sind, der sich womöglich verschoben hat. Tabellen mit automatisch angepassten Spalten können mit anderen Breiten herauskommen. Stellen Sie Bilder auf „Mit Text in Zeile“ und geben Sie Tabellenspalten feste Breiten, dann fällt der größte Teil dieses Ratespiels weg.
Vor dem Versenden prüfen
Haben Sie ein Referenz-PDF, etwa eines, das eine Kollegin direkt aus Word exportiert hat, geben Sie es zusammen mit unserer Umwandlung in „PDF vergleichen“. Das Werkzeug vergleicht den Text Zeile für Zeile und taugt damit ganz gut als Umbruchdetektor: Stimmt jede Zeile überein, stimmt auch der Umbruch. Erscheint ein Absatz mit denselben Wörtern einmal rot und einmal grün, wurden die Zeilen an anderen Stellen umbrochen, verloren gegangen ist nichts. Eine ausgetauschte Schrift oder ein verschobenes Bild meldet der Vergleich nicht, blättern Sie die Seiten also trotzdem selbst durch.
Häufige Fragen
Warum hat mein PDF eine Seite mehr als das Word-Dokument?
Meist ist es eine Ersatzschrift, die etwas breiter läuft und hier und da eine Zeile dazu bringt, bis der letzte Absatz überkippt. Suchen Sie zuerst nach der Schrift. Auch leere Absätze am Dokumentende können das auslösen: Blenden Sie in Word die Formatierungszeichen ein (die Schaltfläche ¶) und löschen Sie überzählige Absatzmarken.
Haben Excel- und PowerPoint-Dateien dasselbe Problem?
Ja, sie laufen durch dieselbe Software. In einer Tabelle kann eine breitere Ersatzschrift Zahlen in schmalen Zellen als ### anzeigen oder eine Spalte auf eine eigene Seite schieben. Auf Folien kann Text über sein Feld hinauslaufen. Die Abhilfe ist dieselbe: verbreitete oder eingebettete Schriften, oder der Export aus dem Originalprogramm.