Word 轉 PDF 跑版、字型跑掉怎麼辦？
由 FreePDF 團隊撰寫 ·
履歷在 Word 裡剛好一頁，轉成 PDF 最後兩行卻掉到第二頁；或是某個小標題孤伶伶地卡在頁尾，內文的字看起來也跟原本不太一樣。這種狀況十之八九是字型造成的：負責轉檔的那台機器上，沒有你用的字型。少數時候則是某些排版功能，Word 有自己一套處理方式。
檔案上傳後發生了什麼事
我們的 Word 轉 PDF 不是用 Microsoft Word 在轉，而是在伺服器上用 LibreOffice 開啟你的檔案，再從那裡匯出。LibreOffice 只能用伺服器上裝好的字型，或是檔案本身內嵌的字型來顯示文字。找不到某個字型時，它會挑一個替代。替代字型的字母只要寬一點或窄一點，每一行斷在哪個字就會改變，一頁多出幾行，表格或標題就被擠到下一頁了。
哪些字型轉過去不會跑版
伺服器上裝了幾套跟經典 Office 字型「字寬相容」的替身。放大看字形不同，但每個字母的寬度和原版一模一樣，所以換行和分頁都保得住：
- Arial、Times New Roman、Courier New
- Calibri 和 Cambria，也就是 Word 用了很多年的預設字型
中日韓、阿拉伯文、希伯來文、泰文、印度各語系的文字也都有字型可用，連 emoji 都有。
沒有的包括 Aptos（新版 Microsoft 365 的預設字型）、Segoe UI、Georgia、Verdana、Century Gothic，還有公司的品牌字型和你自己下載安裝的字型。用了這些字型的文件會被換成寬度不同的替代字型，版面就是這樣跑掉的。
中文文件要特別留意。伺服器上的中文字型是思源（Noto CJK）、文鼎開源的明體和楷體、文泉驛這類開源字型，所以中文字不會變成方框；但新細明體、微軟正黑體、標楷體這些 Windows 內建字型並不在上面，一律會被替換。中文字大多是全形等寬，換行位置通常變動不大，可是替代字型的行高常常跟原本不同，一頁能塞下的行數就跟著變了。
想要跟原稿一致，可以這樣做
- 把字型內嵌到 .docx。Windows 版 Word 到「檔案 → 選項 → 儲存」勾選「在檔案內嵌字型」；Mac 版在「Word → 偏好設定 → 儲存」。LibreOffice 會使用這樣內嵌的字型。有些字型的授權不允許內嵌，Word 會直接略過、不會提醒，所以轉完要檢查一下。
- 改用伺服器上有的字型。把 Aptos 換成 Calibri，或把 Segoe UI 換成 Arial，分頁問題常常就這樣解決了。到「設計 → 字型」改佈景主題字型，標題和內文可以一次換好。
- 一行都不能差，就直接從 Word 匯出。一頁式履歷、要依頁碼引用條文的合約，在 Word 裡用「檔案 → 另存新檔」存成 PDF 就好。它用的是你電腦上的原始字型，根本不需要轉檔工具。
如果你平常就用 LibreOffice 或 OpenOffice 寫文件，存成 .odt 再用 OpenOffice 轉 PDF。開檔和匯出都是同一套引擎，完全不用轉譯 Word 的排版規則。字型的部分還是一樣，選常見字型或把字型內嵌。
問題不在字型的時候
LibreOffice 讀 .docx 的能力不錯，但它畢竟不是 Word，有幾樣東西的結果會稍有出入。設了文繞圖的浮動圖片和文字方塊可能會移位或疊在一起，因為它們錨定在某個段落上，而那個段落可能已經換了位置。欄寬設成自動調整的表格，轉出來的欄寬也可能不一樣。把圖片的文繞圖改成「與文字排列」，表格改用固定欄寬，大部分這類意外就不會發生。
寄出去之前先比對一次
如果手上有參考版本，例如同事直接用 Word 匯出的 PDF，把它和我們轉出的檔案一起放進 PDF 比對。它會逐行比對文字，很適合拿來檢查換行有沒有變：每一行都對得上，就代表斷行一致。一段文字在紅色出現一次、綠色又出現一次，而且內容完全相同，那是斷行位置不同，不是文字不見了。它抓不到字型被替換或圖片移位，所以還是要自己翻過一遍。
常見問題
為什麼 PDF 比 Word 檔多出一頁？
通常是替代字型稍微寬一點，這裡多一行、那裡多一行，最後一段就被推到新的一頁。先從字型查起。文件結尾多餘的空白段落也會造成這種情形：在「常用」索引標籤按「顯示/隱藏編輯標記」，把多出來的段落符號刪掉。
Excel 和 PowerPoint 也會這樣嗎？
會，它們走的是同一套引擎。試算表裡，替代字型一變寬，窄儲存格裡的數字可能顯示成 ###，或是某一欄被擠到另一頁。簡報裡，文字可能超出文字方塊。解法都一樣：用常見字型或內嵌字型，不然就從原本的軟體直接匯出。