Word a PDF cambia las fuentes o el diseño: por qué y cómo evitarlo

Tu currículum cabía en una página de Word y en el PDF se escapan dos líneas a una segunda. O un título se ha quedado solo al final de una página, o el texto se ve un poco distinto de como lo escribiste. Casi siempre la culpa es de una fuente que el conversor no tenía, y a veces de algún elemento de diseño que Word resuelve a su manera.

Qué le pasa a tu archivo

Nuestra herramienta Word a PDF no usa Microsoft Word. Abre tu documento con LibreOffice en nuestro servidor y lo exporta desde ahí. LibreOffice solo puede dibujar el texto con fuentes instaladas en esa máquina o incrustadas en el propio documento. Si falta una, elige una sustituta. Y si las letras de la sustituta son un poco más anchas o más estrechas, cada línea se corta en otra palabra, y bastan unas pocas líneas de más por página para mandar una tabla o un título a la siguiente.

Qué fuentes pasan sin problemas

El servidor tiene equivalentes métricamente compatibles de las fuentes clásicas de Office. De cerca se dibujan distinto, pero cada letra ocupa lo mismo que en la original, así que los saltos de línea y de página se mantienen:

• Arial, Times New Roman y Courier New
• Calibri y Cambria, las fuentes predeterminadas de Word durante años

Las tildes, la ñ y los signos de apertura ¿ y ¡ están cubiertos, y también hay soporte amplio para escrituras no latinas (chino, japonés, coreano, árabe, hebreo, tailandés y las escrituras de la India) y para emojis.

Lo que no está: Aptos (la nueva fuente predeterminada de Microsoft 365), Segoe UI, Georgia, Verdana, Century Gothic y cualquier fuente corporativa o que hayas descargado por tu cuenta. Los documentos escritos con ellas reciben una sustituta con otros anchos, y ahí es cuando el diseño se descoloca.

Cómo conseguir un PDF fiel

1. Incrusta las fuentes en el .docx. En Word para Windows, ve a Archivo → Opciones → Guardar y marca «Incrustar fuentes en el archivo»; en Mac, la opción está en las preferencias de Word, apartado Guardar. LibreOffice usará las fuentes incrustadas así. Algunas licencias de fuentes prohíben incrustarlas y Word se las salta sin avisar, así que revisa el resultado.
2. Cambia a una fuente que tenga el servidor. Pasar de Aptos a Calibri, o de Segoe UI a Arial, suele arreglar la paginación por sí solo. Si cambias las fuentes del tema en Diseño → Fuentes, se actualizan de una vez los títulos y el cuerpo del texto.
3. Exporta desde Word cuando importa cada línea. Para un currículum de una página o un contrato cuyas cláusulas se citan por página, Archivo → Guardar como → PDF en el propio Word usa las fuentes exactas de tu equipo. Para eso no necesitas ningún conversor.

Si ya escribes en LibreOffice u OpenOffice, guarda en .odt y usa el conversor de OpenOffice. El mismo motor abre y exporta el archivo, así que no hay ninguna traducción desde las reglas de diseño de Word. Eso sí, las fuentes tienen que ser habituales o ir incrustadas.

Cuando no es cosa de la fuente

LibreOffice lee bien los .docx, pero no es Word, y algunas funciones quedan ligeramente distintas. Las imágenes y los cuadros de texto flotantes, con ajuste de texto, pueden desplazarse o solaparse, porque están anclados a un párrafo que quizá se ha movido. Las tablas con columnas autoajustadas pueden salir con otros anchos. Poner las imágenes «En línea con el texto» y dar a las columnas de las tablas un ancho fijo elimina la mayor parte de esas sorpresas.

Revisa el resultado antes de enviarlo

Si tienes un PDF de referencia, por ejemplo uno que un compañero exportó desde Word, pásalo junto con nuestra conversión por Comparar PDF. Compara el texto línea por línea, lo que lo convierte en un detector bastante bueno de cambios en los saltos de línea: si todas las líneas coinciden, el corte también coincidió. Un párrafo que aparece en rojo y de nuevo en verde con las mismas palabras significa que las líneas se partieron en sitios distintos, no que se haya perdido nada. No detectará una fuente cambiada ni una imagen movida, así que repasa igualmente las páginas tú mismo.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi PDF tiene una página más que el documento de Word?

Normalmente por una fuente sustituta un poco más ancha, que añade una línea aquí y otra allá hasta que el último párrafo se desborda. Mira primero la fuente. Los párrafos vacíos al final del documento también pueden provocarlo: activa las marcas de formato en Word con el botón ¶ y borra los que sobren.

¿A los archivos de Excel y PowerPoint les pasa lo mismo?

Sí, pasan por el mismo motor. En una hoja de cálculo, una sustituta más ancha puede hacer que los números salgan como ### en celdas estrechas o mandar una columna a otra página. En las diapositivas, el texto puede salirse de su cuadro. Las soluciones son las mismas: fuentes habituales o incrustadas, o exportar desde la aplicación original.