Word in PDF ti ha cambiato caratteri o impaginazione? Ecco perché
Dal team di FreePDF ·
In Word il curriculum stava su una pagina, e nel PDF due righe sono scivolate su una seconda. Oppure un titolo è rimasto da solo in fondo alla pagina, o il testo ha semplicemente un aspetto un po' diverso da quello che avevi scritto. Quasi sempre la causa è un carattere che il convertitore non aveva, e qualche volta una funzione di impaginazione che Word gestisce a modo suo.
Cosa succede al tuo file
Il nostro Word in PDF non usa Microsoft Word. Apre il documento con LibreOffice sul nostro server e lo esporta da lì. LibreOffice può disegnare il testo solo con i caratteri installati su quella macchina o incorporati nel documento. Quando un font manca, ne sceglie un sostituto. Se le lettere del sostituto sono un filo più larghe o più strette, ogni riga va a capo su una parola diversa, e bastano poche righe in più per pagina a spingere una tabella o un titolo sulla pagina dopo.
I caratteri che passano senza problemi
Sul server ci sono sostituti con le stesse metriche dei classici font di Office. Visti da vicino sono disegnati in modo diverso, ma le lettere hanno le stesse larghezze degli originali, quindi a capo e interruzioni di pagina restano dove erano:
- Arial, Times New Roman e Courier New
- Calibri e Cambria, per anni i caratteri predefiniti di Word
Le lettere accentate dell'italiano non sono un problema, questi caratteri le hanno tutte. C'è anche un'ampia copertura per le scritture non latine, compresi cinese, giapponese, coreano, arabo, ebraico, thai e le scritture indiane, oltre alle emoji.
Cosa manca: Aptos (il nuovo predefinito di Microsoft 365), Segoe UI, Georgia, Verdana, Century Gothic, e qualsiasi font aziendale o scaricato da te. I documenti composti con questi ricevono un sostituto con larghezze diverse, ed è lì che l'impaginazione scivola. Se usi Microsoft 365 e non hai mai cambiato carattere, è probabile che tu stia scrivendo in Aptos.
Come ottenere un PDF fedele
- Incorpora i caratteri nel .docx. In Word per Windows vai su File → Opzioni → Salvataggio e spunta «Incorpora caratteri nel file»; su Mac l'opzione si trova nelle preferenze di Word, alla voce Salva. LibreOffice usa i font incorporati in questo modo. Alcune licenze vietano l'incorporamento e Word salta quei caratteri senza avvisare, quindi controlla il risultato.
- Passa a un carattere che il server ha. Cambiare Aptos in Calibri, o Segoe UI in Arial, spesso sistema da solo l'impaginazione. Se cambi i caratteri del tema dalla scheda Progettazione, voce Caratteri, aggiorni titoli e corpo del testo in un colpo.
- Esporta da Word quando conta ogni riga. Per un CV di una pagina o un contratto in cui le clausole si citano per pagina, File → Salva con nome → PDF in Word usa esattamente i caratteri del tuo computer. Per questo non ti serve nessun convertitore.
Se scrivi già con LibreOffice o OpenOffice, salva in .odt e usa OpenOffice in PDF. Lo stesso motore apre ed esporta il file, quindi non c'è nessuna traduzione dalle regole di impaginazione di Word. I caratteri, però, devono comunque essere comuni o incorporati.
Quando non è colpa del carattere
LibreOffice legge bene i .docx, ma non è Word, e alcune funzioni vengono rese in modo leggermente diverso. Immagini e caselle di testo mobili, con il testo che scorre intorno, possono spostarsi o sovrapporsi, perché sono ancorate a un paragrafo che può essersi mosso. Le tabelle con colonne adattate automaticamente possono uscire con larghezze diverse. Impostare le immagini su «In linea con il testo» e dare alle colonne delle tabelle una larghezza fissa toglie di mezzo buona parte di queste incertezze.
Controlla il risultato prima di inviarlo
Se hai un PDF di riferimento, per esempio uno che un collega ha esportato da Word, mettilo a confronto con la nostra conversione in Confronta PDF. Lo strumento confronta il testo riga per riga, quindi ti dice bene se il testo è andato a capo in modo diverso: se tutte le righe coincidono, coincidono anche gli a capo. Un paragrafo che compare in rosso e poi di nuovo in verde con le stesse parole vuol dire che le righe si sono spezzate in punti diversi, non che si è perso qualcosa. Non segnala un cambio di carattere né un'immagine spostata, quindi sfoglia comunque le pagine.
Domande frequenti
Perché il PDF ha una pagina in più del documento Word?
Di solito per un carattere sostitutivo un po' più largo, che aggiunge una riga qua e là finché l'ultimo paragrafo non scavalca la pagina. Cerca prima il font. Anche dei paragrafi vuoti in fondo al documento possono fare lo stesso effetto: attiva i segni di formattazione in Word (il pulsante ¶) ed elimina quelli di troppo.
Con Excel e PowerPoint succede la stessa cosa?
Sì, passano dallo stesso motore. In un foglio di calcolo un sostituto più largo può far apparire i numeri come ### nelle celle strette o spingere una colonna su una pagina a sé. Nelle slide il testo può uscire dalla sua casella. I rimedi sono gli stessi: caratteri comuni o incorporati, oppure l'esportazione dall'app originale.