Word en PDF : polices changées et mise en page décalée
Par l'équipe FreePDF ·
Votre CV tenait sur une page dans Word, et le PDF en laisse déborder deux lignes sur une seconde. Ou bien un titre se retrouve seul en bas de page, ou le texte n'a plus tout à fait l'allure de ce que vous aviez tapé. Presque toujours, la cause est une police dont le convertisseur ne disposait pas, et parfois une fonction de mise en page que Word gère à sa manière.
Ce que devient votre fichier
Notre outil Word en PDF ne fait pas tourner Microsoft Word. Il ouvre votre document dans LibreOffice, sur notre serveur, et l'exporte depuis là. LibreOffice ne peut dessiner le texte qu'avec les polices installées sur cette machine ou intégrées au document. Quand une police manque, il la remplace. Si les lettres de la remplaçante sont un peu plus larges ou plus étroites, chaque ligne se coupe sur un autre mot, et quelques lignes de plus par page suffisent à pousser un tableau ou un titre sur la page suivante.
Les polices qui passent sans encombre
Le serveur dispose d'équivalents métriquement compatibles pour les polices Office classiques. Vus de près, leurs dessins diffèrent, mais les lettres ont exactement les mêmes largeurs que les originales : les retours à la ligne et les sauts de page tiennent.
- Arial, Times New Roman et Courier New
- Calibri et Cambria, longtemps les polices par défaut de Word
Les accents du français ne posent aucun problème avec ces polices, et les écritures non latines sont aussi largement couvertes : chinois, japonais, coréen, arabe, hébreu, thaï, écritures indiennes, sans oublier les emoji.
Ce qui manque : Aptos (la nouvelle police par défaut de Microsoft 365), Segoe UI, Georgia, Verdana, Century Gothic, ainsi que toute police de marque ou police que vous avez téléchargée vous-même. Un document composé dans l'une d'elles reçoit une police de substitution aux largeurs différentes, et c'est là que la mise en page dérive.
Obtenir un PDF fidèle
- Intégrez les polices au .docx. Dans Word pour Windows, allez dans Fichier → Options → Enregistrement et cochez « Incorporer les polices dans le fichier ». Sur Mac, l'option se trouve dans les préférences de Word, rubrique Enregistrer. LibreOffice utilise les polices intégrées de cette façon. Certaines licences interdisent l'intégration, et Word ignore alors ces polices sans prévenir : vérifiez le résultat.
- Passez à une police présente sur le serveur. Remplacer Aptos par Calibri, ou Segoe UI par Arial, suffit souvent à rétablir la pagination. Changer les polices du thème, dans l'onglet Création, met à jour titres et corps de texte d'un seul coup.
- Exportez depuis Word quand chaque ligne compte. Pour un CV d'une page ou un contrat dont les clauses sont citées par numéro de page, Fichier → Enregistrer sous → PDF dans Word utilise les polices exactes de votre ordinateur. Nul besoin de convertisseur dans ce cas.
Si vous travaillez déjà sous LibreOffice ou OpenOffice, enregistrez en .odt et utilisez le convertisseur OpenOffice. C'est le même logiciel qui ouvre et exporte le fichier, il n'y a donc aucune traduction des règles de mise en page de Word. Les polices doivent tout de même être courantes ou intégrées.
Quand la police n'y est pour rien
LibreOffice lit bien les .docx, mais ce n'est pas Word, et quelques fonctions tombent un peu différemment. Les images et zones de texte flottantes, avec habillage, peuvent se décaler ou se chevaucher, car elles sont ancrées à un paragraphe qui a pu bouger. Les tableaux aux colonnes ajustées automatiquement peuvent sortir avec d'autres largeurs. Placer les images en « Aligné sur le texte » et donner des largeurs fixes aux colonnes supprime l'essentiel de ces aléas.
Vérifiez le résultat avant de l'envoyer
Si vous avez un PDF de référence, par exemple exporté depuis Word par un collègue, comparez-le à notre conversion avec Comparer PDF. L'outil compare le texte ligne par ligne, ce qui en fait un bon détecteur de recomposition : quand toutes les lignes correspondent, les coupures aussi. Un paragraphe qui apparaît en rouge puis en vert avec les mêmes mots signifie que les lignes se sont coupées à d'autres endroits, pas que du texte a disparu. Il ne signalera pas un changement de police ni une image déplacée, alors feuilletez quand même les pages vous-même.
Questions fréquentes
Pourquoi mon PDF a-t-il une page de plus que le document Word ?
Le plus souvent, une police de substitution un peu plus large ajoute une ligne par-ci par-là, jusqu'à ce que le dernier paragraphe bascule. Cherchez d'abord du côté de la police. Des paragraphes vides en fin de document peuvent aussi en être la cause : affichez les marques de mise en forme avec le bouton ¶ et supprimez ceux qui traînent.
Les fichiers Excel et PowerPoint ont-ils le même problème ?
Oui, ils passent par le même moteur. Dans un tableur, une police de substitution plus large peut afficher des ### dans les cellules étroites ou envoyer une colonne sur une page à part. Dans une présentation, le texte peut déborder de sa zone. Les remèdes sont les mêmes : polices courantes ou intégrées, ou export depuis l'application d'origine.