Word ke PDF berantakan? Kenapa font dan tata letaknya berubah
Oleh tim FreePDF ·
Di Word, CV Anda pas satu halaman, tapi di PDF ada dua baris yang tumpah ke halaman kedua. Atau judul bab skripsi kini tertinggal sendirian di dasar halaman, atau tulisannya terlihat sedikit lain dari yang Anda ketik. Hampir selalu penyebabnya font yang tidak dimiliki konverter, dan kadang ada fitur tata letak yang ditangani Word dengan caranya sendiri.
Apa yang terjadi pada dokumen Anda
Word ke PDF di situs kami tidak menjalankan Microsoft Word. Dokumen Anda dibuka dengan LibreOffice di server kami lalu diekspor dari sana. LibreOffice hanya bisa menggambar teks dengan font yang terpasang di server itu atau yang disematkan di dalam dokumen. Kalau fontnya tidak ada, ia memilih pengganti. Kalau huruf pengganti sedikit lebih lebar atau lebih sempit, setiap baris terpotong di kata yang berbeda, dan tambahan beberapa baris per halaman sudah cukup untuk mendorong tabel atau judul ke halaman berikutnya.
Font yang aman
Server kami punya pengganti untuk font klasik Office yang lebar hurufnya sama persis dengan aslinya. Dilihat dari dekat bentuknya agak berbeda, tapi pergantian baris dan halamannya tetap di tempat:
- Arial, Times New Roman, dan Courier New
- Calibri dan Cambria, font bawaan Word selama bertahun-tahun
Kabar baik untuk mahasiswa: skripsi yang diketik dengan Times New Roman 12 sesuai format kampus termasuk kelompok yang aman. Server juga mendukung banyak aksara non-Latin, seperti Tionghoa, Jepang, Korea, Arab, Ibrani, Thai, dan aksara India, ditambah emoji.
Yang tidak tersedia: Aptos (font bawaan Microsoft 365 yang baru), Segoe UI, Georgia, Verdana, Century Gothic, font Windows lain seperti Tahoma dan Bookman Old Style yang cukup sering dipakai di template surat kantor, serta font merek atau font yang Anda unduh sendiri. Dokumen yang memakai font-font itu akan mendapat pengganti dengan lebar berbeda, dan di situlah tata letaknya mulai bergeser.
Cara mendapatkan PDF yang setia
- Sematkan font di file .docx. Di Word untuk Windows, buka File → Options → Save lalu centang Embed fonts in the file. Di Mac, letaknya di Word → Preferences → Save. LibreOffice memakai font yang disematkan dengan cara ini. Sebagian lisensi font melarang penyematan, dan Word melewatinya tanpa peringatan, jadi periksa hasilnya.
- Ganti ke font yang tersedia di server. Mengganti Aptos dengan Calibri, atau Segoe UI dengan Arial, biasanya sudah cukup membereskan halaman. Mengganti theme fonts lewat Design → Fonts memperbarui judul dan isi sekaligus.
- Ekspor dari Word kalau setiap baris penting. Untuk CV satu halaman, atau kontrak yang pasal-pasalnya dirujuk berdasarkan nomor halaman, File → Save As → PDF di Word memakai font yang persis terpasang di komputer Anda. Untuk itu Anda tidak butuh konverter.
Kalau Anda memang menulis di LibreOffice atau OpenOffice, simpan sebagai .odt dan pakai konverter OpenOffice. Mesin yang sama membuka dan mengekspor file-nya, jadi tidak ada penerjemahan dari aturan tata letak Word sama sekali. Fontnya tetap harus umum atau disematkan.
Kalau penyebabnya bukan font
LibreOffice membaca .docx dengan baik, tapi ia bukan Word, dan beberapa fitur mendarat sedikit berbeda. Gambar dan kotak teks yang mengapung dengan text wrapping bisa bergeser atau bertumpuk, karena menempel ke paragraf yang mungkin ikut berpindah. Tabel dengan kolom AutoFit bisa keluar dengan lebar berbeda. Mengatur gambar ke In Line with Text dan memberi lebar tetap pada kolom tabel menghilangkan sebagian besar tebak-tebakan itu.
Periksa hasilnya sebelum dikirim
Kalau Anda punya PDF pembanding, misalnya yang diekspor rekan kerja dari Word, jalankan PDF itu bersama hasil konversi kami di Bandingkan PDF. Alat ini membandingkan teks baris per baris, jadi cukup andal untuk mendeteksi teks yang mengalir ulang: kalau semua baris cocok, pergantian barisnya juga cocok. Paragraf yang muncul merah lalu muncul lagi hijau dengan kata-kata yang sama berarti barisnya terpotong di titik berbeda, bukan ada yang hilang. Pergantian font atau gambar yang bergeser tidak akan ditandai, jadi tetap telusuri halamannya sendiri.
Pertanyaan umum
Kenapa PDF-nya satu halaman lebih banyak daripada di Word?
Biasanya karena font pengganti yang sedikit lebih lebar, menambah satu baris di sana-sini sampai paragraf terakhir terdorong ke halaman baru. Cek fontnya dulu. Paragraf kosong di akhir dokumen juga bisa jadi penyebab, jadi aktifkan tanda format (tombol ¶) di Word dan hapus yang tersisa.
Apakah file Excel dan PowerPoint mengalami hal yang sama?
Ya, keduanya melewati mesin yang sama. Di spreadsheet, font pengganti yang lebih lebar bisa membuat angka tampil sebagai ### di sel yang sempit atau mendorong satu kolom ke halaman terpisah. Di slide, teks bisa meluap dari kotaknya. Solusinya sama: font yang umum atau disematkan, atau ekspor dari aplikasi aslinya.