Word naar PDF verandert je lettertype of opmaak? Dit is de oorzaak
Door het team van FreePDF ·
In Word paste je cv precies op één pagina, en in de PDF lopen er twee regels door naar een tweede. Of een kop staat ineens eenzaam onderaan een pagina, of de tekst ziet er net anders uit dan wat je typte. Bijna altijd ligt het aan een lettertype dat de converter niet had, en soms aan een opmaakfunctie die Word op zijn eigen manier afhandelt.
Wat er met je bestand gebeurt
Onze tool Word naar PDF draait geen Microsoft Word. Hij opent je document in LibreOffice op onze server en exporteert het van daaruit. LibreOffice kan tekst alleen tekenen in lettertypen die op die machine staan of die in het document zelf zijn ingesloten. Ontbreekt er een, dan kiest het een vervanger. Zijn de letters daarvan iets breder of smaller, dan breekt elke regel bij een ander woord af, en een paar extra regels per pagina zijn genoeg om een tabel of kop naar de volgende pagina te duwen.
Welke lettertypen ongeschonden doorkomen
De server heeft vervangers voor de klassieke Office-lettertypen die van dichtbij anders getekend zijn, maar exact dezelfde tekenbreedtes hebben. Regeleinden en pagina-einden blijven dus staan bij:
- Arial, Times New Roman en Courier New;
- Calibri en Cambria, jarenlang de standaard in Word.
Daarnaast is er brede dekking voor andere schriften, waaronder Chinees, Japans, Koreaans, Arabisch, Hebreeuws, Thai en de Indiase schriften, plus emoji.
Wat er niet staat: Aptos (de nieuwere standaard van Microsoft 365), Segoe UI, Georgia, Verdana, Century Gothic, en elk huisstijllettertype of lettertype dat je zelf hebt gedownload. Documenten in die lettertypen krijgen een vervanger met andere breedtes, en dan gaat de opmaak schuiven. Heb je onlangs een nieuw document in Microsoft 365 gemaakt zonder aan het lettertype te komen, dan staat het waarschijnlijk in Aptos.
Zo krijg je een getrouwe PDF
- Sluit de lettertypen in het .docx-bestand in. In Word voor Windows ga je naar Bestand → Opties → Opslaan en vink je „Lettertypen insluiten in het bestand” aan; op een Mac zit dezelfde optie in de voorkeuren van Word, onder Opslaan. LibreOffice gebruikt lettertypen die zo zijn ingesloten. Sommige lettertypelicenties verbieden insluiten, en Word slaat die zonder waarschuwing over, dus controleer het resultaat.
- Kies een lettertype dat de server heeft. Aptos vervangen door Calibri, of Segoe UI door Arial, lost de paginering meestal al op. Via Ontwerpen → Lettertypen pas je de themalettertypen aan, en dan veranderen koppen en platte tekst in één keer mee.
- Exporteer vanuit Word als elke regel telt. Voor een cv van één pagina of een contract waarin naar artikelen op een bepaalde pagina wordt verwezen, gebruikt Bestand → Opslaan als → PDF in Word zelf precies de lettertypen op je computer. Daar heb je geen converter voor nodig.
Schrijf je al in LibreOffice of OpenOffice, sla dan op als .odt en gebruik de OpenOffice-converter. Dezelfde software opent en exporteert het bestand, dus er hoeft niets uit de opmaakregels van Word te worden vertaald. Ook dan moeten de lettertypen gangbaar of ingesloten zijn.
Als het niet aan het lettertype ligt
LibreOffice leest .docx goed, maar het is geen Word, en een paar dingen vallen net anders uit. Afbeeldingen en tekstvakken met tekstterugloop kunnen verschuiven of overlappen, omdat ze vastzitten aan een alinea die zelf is opgeschoven. Tabellen met automatisch aangepaste kolommen kunnen andere breedtes krijgen. Zet afbeeldingen op „In tekstregel” en geef tabelkolommen een vaste breedte, dan haal je het meeste giswerk weg.
Controleer het resultaat voordat je het verstuurt
Heb je een referentie-PDF, bijvoorbeeld een die een collega vanuit Word heeft geëxporteerd, haal die dan samen met onze omzetting door PDF vergelijken. De tool vergelijkt de tekst regel voor regel en is daardoor een aardige detector voor verlopen tekst: als alle regels overeenkomen, brak de tekst ook op dezelfde plekken af. Een alinea die in rood en daarna in groen met dezelfde woorden verschijnt, betekent dat de regels op andere punten afbraken, niet dat er iets kwijt is. Een vervangen lettertype of een verschoven afbeelding ziet de tool niet, dus blader de pagina's toch zelf even door.
Veelgestelde vragen
Waarom heeft mijn PDF een pagina meer dan het Word-document?
Meestal door een vervangend lettertype dat iets breder uitvalt, waardoor er hier en daar een regel bij komt tot de laatste alinea doorschuift. Kijk dus eerst naar het lettertype. Lege alinea's aan het eind van het document kunnen het ook veroorzaken: zet in Word de opmaaktekens aan en verwijder wat er overbodig staat.
Hebben Excel en PowerPoint hetzelfde probleem?
Ja, die gaan door dezelfde software. In een werkblad kan een breder vervangend lettertype getallen in smalle cellen als ### laten zien of een kolom naar een aparte pagina duwen. In dia's kan tekst buiten zijn vak lopen. De oplossingen zijn dezelfde: gangbare of ingesloten lettertypen, of exporteren vanuit het oorspronkelijke programma.