Word para PDF mudou as fontes ou o layout? Entenda por quê
Pela equipe do FreePDF ·
O seu currículo cabia numa página no Word, e no PDF duas linhas escorregaram para uma segunda. Ou um título ficou sozinho no pé da página, ou o texto parece só um pouco diferente do que você digitou. Quase sempre a causa é uma fonte que o conversor não tinha, e de vez em quando é um recurso de layout que o Word trata do jeito dele.
O que acontece com o seu arquivo
O nosso Word para PDF não roda o Microsoft Word. Ele abre o documento no LibreOffice, no nosso servidor, e exporta a partir dali. O LibreOffice só consegue desenhar texto com fontes instaladas naquela máquina ou incorporadas no próprio documento. Quando falta uma fonte, ele escolhe uma substituta. Se as letras da substituta forem um pouquinho mais largas ou mais estreitas, cada linha quebra numa palavra diferente, e umas poucas linhas a mais por página bastam para empurrar uma tabela ou um título para a página seguinte.
Quais fontes passam sem problema
O servidor tem substitutas de métrica compatível para as fontes clássicas do Office. De perto o desenho é outro, mas as larguras de letra são as mesmas dos originais, então as quebras de linha e de página sobrevivem:
- Arial, Times New Roman e Courier New;
- Calibri e Cambria, os padrões do Word por muitos anos.
Acentos e cedilha não são problema nessas fontes: o português sai inteiro. Há também boa cobertura de outros sistemas de escrita, como chinês, japonês, coreano, árabe, hebraico, tailandês e as escritas indianas, além de emoji.
O que não está lá: Aptos (o padrão mais recente do Microsoft 365), Segoe UI, Georgia, Verdana, Century Gothic e qualquer fonte da identidade visual da empresa ou que você mesmo baixou. Documentos com essas fontes recebem uma substituta de larguras diferentes, e é aí que o layout desanda.
Como conseguir um PDF fiel
- Incorpore as fontes no .docx. No Word para Windows, vá em Arquivo → Opções → Salvar e marque Inserir fontes no arquivo; no Mac, fica em Word → Preferências → Salvar. O LibreOffice usa as fontes incorporadas desse jeito. Algumas licenças de fonte proíbem a incorporação, e o Word pula essas fontes sem avisar, então confira o resultado.
- Troque para uma fonte que o servidor tem. Mudar Aptos para Calibri, ou Segoe UI para Arial, costuma resolver a paginação sozinho. Trocar as fontes do tema em Design → Fontes atualiza títulos e corpo de texto de uma vez.
- Exporte pelo Word quando cada linha importa. Para um currículo de uma página ou um contrato em que as cláusulas são citadas pelo número da página, Arquivo → Salvar como → PDF no próprio Word usa exatamente as fontes do seu computador. Aí nem precisa de conversor.
Se você já escreve no LibreOffice ou no OpenOffice, salve em .odt e use o conversor de OpenOffice. O mesmo programa abre e exporta o arquivo, então não há tradução nenhuma das regras de layout do Word. As fontes continuam precisando ser comuns ou incorporadas.
Quando a culpa não é da fonte
O LibreOffice lê bem o .docx, mas não é o Word, e alguns recursos saem ligeiramente diferentes. Imagens e caixas de texto flutuantes, com disposição do texto ao redor, podem se deslocar ou se sobrepor, porque estão ancoradas num parágrafo que talvez tenha mudado de lugar. Tabelas com AutoAjuste nas colunas podem sair com larguras diferentes. Colocar as imagens como Alinhado com o Texto e dar larguras fixas às colunas das tabelas elimina a maior parte desse chute.
Confira o resultado antes de mandar
Se você tem um PDF de referência, como um que um colega exportou pelo Word, passe esse arquivo e a nossa conversão pelo Comparar PDF. Ele compara o texto linha por linha, o que faz dele um bom detector de quebras diferentes: quando todas as linhas batem, a quebra também bateu. Um parágrafo que aparece em vermelho e de novo em verde com as mesmas palavras quer dizer que as linhas quebraram em pontos diferentes, não que algo se perdeu. Ele não acusa troca de fonte nem imagem fora do lugar, então folheie as páginas mesmo assim.
Perguntas comuns
Por que o PDF tem uma página a mais que o documento do Word?
Geralmente é uma fonte substituta um pouco mais larga, que acrescenta uma linha aqui e outra ali até o último parágrafo transbordar. Procure a fonte primeiro. Parágrafos vazios no fim do documento também causam isso, então ative Mostrar Tudo (¶) no Word e apague os que sobrarem.
Arquivos do Excel e do PowerPoint têm o mesmo problema?
Têm, porque passam pelo mesmo programa. Numa planilha, uma substituta mais larga pode fazer os números aparecerem como ### em células estreitas ou jogar uma coluna para outra página. Nos slides, o texto pode estourar a caixa. A solução é a mesma: fontes comuns ou incorporadas, ou exportar pelo programa original.