Word sang PDF bị đổi phông, nhảy trang: nguyên nhân và cách giữ bố cục
Bởi đội ngũ FreePDF ·
CV trong Word vừa đúng một trang, sang PDF thì hai dòng cuối tràn xuống trang hai. Hoặc một tiêu đề giờ đứng trơ trọi cuối trang, hoặc chữ trông hơi khác so với lúc bạn gõ. Gần như lúc nào nguyên nhân cũng là một phông chữ mà công cụ chuyển đổi không có, đôi khi là một tính năng bố cục mà Word xử lý theo cách riêng của nó.
Tệp của bạn đi qua những bước nào
Công cụ Word sang PDF của chúng tôi không chạy Microsoft Word. Nó mở tài liệu bằng LibreOffice trên máy chủ rồi xuất ra PDF từ đó. LibreOffice chỉ vẽ được chữ bằng những phông đã cài trên máy chủ hoặc được nhúng sẵn trong tài liệu. Thiếu phông nào, nó chọn một phông thay thế. Nếu chữ của phông thay thế rộng hay hẹp hơn một chút, mỗi dòng sẽ ngắt ở một từ khác, và chỉ cần thêm vài dòng mỗi trang là đủ đẩy một bảng hay một tiêu đề sang trang sau.
Phông nào sang PDF vẫn giữ nguyên bố cục
Máy chủ có phông thay thế cùng số đo cho các phông Office kinh điển. Nhìn gần thì nét chữ khác, nhưng độ rộng từng chữ giống hệt bản gốc, nên chỗ ngắt dòng và ngắt trang được giữ nguyên:
- Times New Roman, Arial và Courier New. Văn bản hành chính, công văn hay luận văn soạn bằng Times New Roman vì vậy thường sang PDF rất sát.
- Calibri và Cambria, hai phông mặc định lâu năm của Word.
Máy chủ cũng có bộ phông Noto phủ đầy đủ tiếng Việt, cùng nhiều hệ chữ khác như Trung, Nhật, Hàn, Ả Rập, Thái và cả emoji, nên chữ có dấu không bị vỡ thành ô vuông.
Những phông không có sẵn: Aptos (phông mặc định mới của Microsoft 365), Segoe UI, Georgia, Verdana, Century Gothic, cùng mọi phông thương hiệu hay phông bạn tự tải về, kể cả các bộ phông Việt hóa như UTM hay SVN. Tài liệu dùng những phông này sẽ được thay bằng phông có độ rộng khác, và đó là lúc bố cục bắt đầu xô lệch.
Văn bản cũ gõ bằng .VnTime hay VNI-Times
Nếu tài liệu được soạn từ thời chưa dùng Unicode, bằng phông TCVN3 (.VnTime, .VnArial) hoặc VNI, chữ tiếng Việt trong đó chỉ hiển thị đúng khi máy có đúng phông ấy. Máy chủ của chúng tôi không có, nên PDF sẽ ra đầy ký tự lạ ở các chữ có dấu. Hãy chuyển tài liệu sang Unicode trước, ví dụ bằng công cụ chuyển mã của Unikey, đổi phông sang Times New Roman, rồi mới chuyển sang PDF.
Cách có được bản PDF sát với bản gốc
- Nhúng phông vào tệp .docx. Trong Word trên Windows, vào File → Options → Save và đánh dấu “Embed fonts in the file”; trên Mac, tùy chọn này nằm trong Word → Preferences → Save. LibreOffice sẽ dùng phông được nhúng theo cách này. Có những phông mà giấy phép cấm nhúng, và Word lặng lẽ bỏ qua chúng, nên hãy kiểm tra kết quả.
- Đổi sang phông máy chủ có. Đổi Aptos thành Calibri, hoặc Segoe UI thành Arial, thường tự nó đã sửa được chuyện nhảy trang. Đổi phông của chủ đề trong Design → Fonts sẽ cập nhật cả tiêu đề lẫn nội dung trong một lần.
- Xuất từ Word khi từng dòng đều quan trọng. Với CV một trang hay hợp đồng mà các điều khoản được dẫn chiếu theo số trang, File → Save As → PDF ngay trong Word dùng đúng phông trên máy bạn. Việc đó không cần đến công cụ chuyển đổi nào.
Nếu bạn vốn soạn thảo bằng LibreOffice hoặc OpenOffice, hãy lưu thành .odt và dùng công cụ OpenOffice sang PDF. Cùng một bộ máy mở và xuất tệp, nên không có bước chuyển đổi nào từ quy tắc bố cục của Word. Phông chữ vẫn cần là loại thông dụng hoặc được nhúng.
Khi thủ phạm không phải phông chữ
LibreOffice đọc .docx khá tốt, nhưng nó không phải Word, và một vài tính năng hiển thị hơi khác. Ảnh và hộp văn bản trôi nổi có chế độ bao quanh chữ có thể bị dời chỗ hoặc chồng lên nhau, vì chúng neo vào một đoạn văn có thể đã bị đẩy đi. Bảng có cột tự co giãn có thể ra độ rộng khác. Đặt ảnh ở chế độ “In line with text” và cho cột bảng độ rộng cố định sẽ loại được phần lớn những chỗ phải đoán này.
Kiểm tra kết quả trước khi gửi
Nếu bạn có một bản PDF tham chiếu, chẳng hạn bản đồng nghiệp xuất từ Word, hãy đưa nó cùng bản chuyển của chúng tôi vào So sánh PDF. Công cụ so sánh chữ theo từng dòng, nên nó phát hiện chuyện ngắt dòng khá tốt: khi mọi dòng khớp nhau, chỗ xuống dòng cũng khớp. Một đoạn hiện màu đỏ rồi lại hiện màu xanh với cùng nội dung nghĩa là các dòng ngắt ở chỗ khác nhau, chứ không mất chữ nào. Nó không báo việc phông bị thay hay ảnh bị dời, nên bạn vẫn nên tự lật qua các trang.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao PDF nhiều hơn tài liệu Word một trang?
Thường là do một phông thay thế rộng hơn một chút, thêm một dòng chỗ này chỗ kia cho đến khi đoạn cuối bị đẩy sang trang mới. Hãy xem phông chữ trước. Các đoạn trống ở cuối tài liệu cũng có thể gây ra chuyện này, nên hãy bật hiển thị ký hiệu định dạng trong Word và xóa những dấu đoạn thừa.
Tệp Excel và PowerPoint có bị như vậy không?
Có, vì chúng đi qua cùng một bộ máy. Trong bảng tính, phông thay thế rộng hơn có thể khiến số hiện thành ### trong ô hẹp hoặc đẩy một cột sang trang riêng. Trong slide, chữ có thể tràn khỏi khung. Cách sửa cũng vậy: dùng phông thông dụng hoặc nhúng phông, hoặc xuất từ chính ứng dụng gốc.