Word 转 PDF 后字体变了、多出一页？原因在这
来自 FreePDF 团队 ·
简历在 Word 里刚好一页，转成 PDF 后最后两行掉到了第二页；或者某个小标题孤零零地落在页底，正文看着也跟原来有点不一样。十有八九是字体问题：转换的那台机器上没有你用的字体。偶尔也可能是某些排版功能，Word 有它自己的处理方式。
你的文件经历了什么
我们的 Word 转 PDF 并不是在跑 Microsoft Word，而是在服务器上用 LibreOffice 打开你的文档，再从那里导出。LibreOffice 只能用服务器上装了的字体，或者文档里嵌入的字体来显示文字。缺了某个字体，它就找一个替代。替代字体的字母只要稍宽或稍窄一点，每一行的断行位置就变了，一页多出几行，就足以把表格或标题挤到下一页。
哪些字体能原样过来
服务器上装了几款跟经典 Office 字体「度量兼容」的替身。凑近看字形不一样，但每个字母的宽度和原版相同，所以换行和分页都能保住：
- Arial、Times New Roman、Courier New
- Calibri 和 Cambria，也就是 Word 用了很多年的默认字体
非拉丁文字的覆盖也比较全，中文、日文、韩文、阿拉伯文、希伯来文、泰文、印度诸文字都有，还包括 emoji。
没有的包括：Aptos（新版 Microsoft 365 的默认字体）、Segoe UI、Georgia、Verdana、Century Gothic，以及公司品牌字体和你自己下载安装的字体。用了这些字体的文档会被换成宽度不同的替代字体，版面就是这时候跑掉的。
中文文档要多留意一点。服务器上的中文字体是思源（Noto CJK）、文泉驿这类开源字体，所以汉字不会变成方框；但宋体、微软雅黑、等线这些 Windows 自带的字体并没有，都会被替换。汉字大多是等宽的，换行位置一般变化不大，可替代字体的行高常常和原来不同，一页能放下的行数就跟着变了。
怎样得到跟原稿一致的 PDF
- 把字体嵌入 .docx。Windows 版 Word 在「文件 → 选项 → 保存」里勾选「将字体嵌入文件」；Mac 版在「Word → 偏好设置 → 保存」。LibreOffice 会用这样嵌入进来的字体。有些字体的授权不允许嵌入，Word 会直接跳过、不给任何提示，所以转完要检查一下。
- 换成服务器上有的字体。把 Aptos 换成 Calibri，或者把 Segoe UI 换成 Arial，分页问题往往就解决了。在「设计 → 字体」里改主题字体，标题和正文可以一次改完。
- 一行都不能差的，直接用 Word 导出。一页的简历、按页码引用条款的合同，就在 Word 里「文件 → 另存为」选 PDF。它用的是你电脑上的原字体，不需要任何转换工具。
如果你本来就用 LibreOffice 或 OpenOffice 写东西，存成 .odt，再用 OpenOffice 转 PDF。打开和导出用的是同一个引擎，根本不涉及对 Word 排版规则的转译。字体方面还是一样，要么用常见字体，要么嵌入。
不是字体的问题时
LibreOffice 读 .docx 读得不错，但它终究不是 Word，有几样东西的效果会跟 Word 略有出入。设置了文字环绕的浮动图片和文本框可能移位或重叠，因为它们锚定在某个段落上，而那个段落可能已经挪了位置。列宽设成自动调整的表格，出来的列宽也可能不同。把图片的环绕方式改成「嵌入型」，表格改成「固定列宽」，大部分这类意外就没了。
发出去之前先核对
手上有参照版本的话（比如同事用 Word 导出的 PDF），把它和我们转出来的文件一起放进 PDF 对比。它逐行比对文字，拿来检查换行有没有变很好用：每一行都对得上，说明断行也一致。如果一段文字在红色里出现一次、在绿色里又出现一次，而且字一模一样，那是断行位置不同，不是内容丢了。它看不出字体被替换或图片挪了位置，所以还是得自己翻一遍。
常见问题
为什么 PDF 比 Word 文档多出一页？
通常是替代字体稍宽一点，这里多一行、那里多一行，最后一段就被挤到了新的一页。先查字体。文档末尾的空段落也会导致这个问题：在「开始」选项卡里打开「显示/隐藏编辑标记」，把多余的段落标记删掉。
Excel 和 PowerPoint 会不会也这样？
会，它们走的是同一个引擎。表格里，替代字体一宽，窄单元格里的数字可能显示成 ###，或者某一列被挤到单独一页。幻灯片里，文字可能溢出文本框。解决办法相同：用常见字体或嵌入字体，要么就从原软件直接导出。